Die Auftragsverwaltung ermöglicht eine umfassende Begleit- und Nachkalkulation der einzelnen Aufträge. Zusätzlich stehen weitere Funktionen zur organisatorischen Behandlung der Bauvorhaben zur Verfügung. Zudem liefert sie auch die Grundlage für eine Auswertung nach anderen Kriterien, z.B. nach Abteilungen, Bauleitern usw.
Wird ein neuer Auftrag angelegt, dann liegt diesem meistens (mindestens) ein Angebot zugrunde. Dieses wird dem Auftrag zugeordnet und dabei dessen Kalkulationseckdaten (Material, Lohn, Arbeitszeit, Nettosumme) als Plandaten zum Auftrag eingetragen.
Ist der Auftrag in der Ausführungsphase, werden ihm Kosten zugebucht:
Wird zum Auftrag eine Rechnung geschrieben, dann taucht der Rechnungsbetrag als Erlös auf, entsprechend nach Buchung auch der Zahlungsbetrag.
Alle diese Daten fließen in das Auftragskonto ein. Dort können (für eine realistische Betrachtung) auch noch die entsprechenden Werte zur Hochrechnung der Lohnkosten mit Lohnneben- und Gemeinkosten hinterlegt werden.
Wird in der Firma ein Handlager geführt, ohne dass die Materialbewegungen direkt gebucht werden, besteht auch die Möglichkeit, eine feste oder prozentuale Hochrechnung des Lagerverbrauchs der Baustelle zuzuordnen.
(Datumsmäßig) korrekte Buchung aller Belege vorausgesetzt besteht auch die Möglichkeit, Baustellen periodenmäßig zu betrachten.
Letztlich dient der gesamte Datenbestand der Auftragsverwaltung als Grundlage für die Auswertungsfunktionen. Von diesen ist als wichtiges Hilfsmittel die Ermittlung der „unfertigen Produktion“ am Jahresende zu nennen. Außerdem sind für die tägliche Kontrolle verschiedene Auswertungen zu bestimmten Teilen des Datenbestandes verfügbar, z.B. die Gegenüberstellung von Kosten und Erlösen („wo ist eine Abschlagsrechnung erforderlich ?“). Diese Listen können sowohl in einer Sortierung nach Auftragsnummer hergestellt werden als auch als ABC- Analyse („Sortierung nach Erfolg“).
Der Zustand einer Baustelle wird durch den Status charakterisiert. Dabei werden vom Programm maximal 10 Stufen unterstützt, wobei einige Stufen festgelegt sind:
Status und Bedeutung
Die als Frei angegebenen Stufen können vom Anwender individuell belegt werden. So wäre es z.B. möglich, den Status 3 als „Bauarbeiten beendet“ zu betrachten und folgende weitere Untergliederung vorzunehmen:
In diesem Sinne wäre der Auftrag dann erst bei Erreichen des Status 6 „richtig abgeschlossen“. Der Status 9 hat den Sinn, dass nach Abschluß eines Auftrags verhindert werden kann, sein Ergebnis durch weitere Buchungen zu verändern. Anderenfalls könnten laufende Aufträge zu Lasten abgeschlossener (wo keiner mehr hinsieht)„schöngebucht“ werden. Das ist aber nicht der Sinn einer sicheren Kontrolle.
Neben den eben genannten Kosteninformationen können zum Auftrag weitere Daten gespeichert werden:
Es wird somit eine umfassende Dokumentation und Kontrolle der Baustellen unterstützt.
Die Auftragsbestätigung ist vom Inhalt her genauso aufgebaut wie das Angebot, jedoch mit anderer Belegbezeichnung und evtl. anderem Vor- und Nachtext.
Zum Druck gehen Sie wie folgt vor:
Um beim Druck die Auftragsnummer (anstelle der Angebotsnummer) zu verwenden, steht die Druckvariable $AuftragsNr$ zur Verfügung.
Für die Belegorganisation drucken Sie die Auftrags-Kurzbezeichnung und die Auftragsnummer (letztere wahlweise auch als Barcode) auf Etiketten. Es werden dabei sowohl Seitendrucker als auch spezielle Barcode-Drucker unterstützt.
Als Platzhalter in der Formatdatei für Seitendrucker stehen dabei folgende Platzhalter zur Verfügung: %AUFTRAGSNUMMER% %KURZTEXT1% %KURZTEXT2%
(Die beiden Kuztextzeilen ergeben sich, wenn die Auftragskurzbezeichnung entsprechend der in der Einstellung hinterlegten „maximalen Länge der Textzeile“ geteilt wird.
Diese Funktion ermöglicht eine pauschale Abrechnung nach Baustand. Die Daten sind auf vier Registerseiten verteilt und werden komplett zum Auftrag gespeichert. Beim ersten Aufruf zu einem Auftrag werden die entsprechenden Informationen aus dem Auftragsjournal in diese Maske geladen.
Kopfdaten
Ist Leistungszeitraum markiert, wird der Text mit den Zahlungsbedingungen nach Rechnungsende ausgegeben. Unabhängig davon wird er immer gedruckt, wenn die entsprechende Druckvariable auf dem Formular hinterlegt ist.
Der Zusatz zur Rechnungsnummer ermöglicht, dass beim Druck der Rechnung die reguläre Rechnungsnummer um einen beliebigen Text ergänzt werden kann.
Positionen
Pro Position sehen Sie
Ist die Mengeneinheit „Prozent“ [%], dann wird der GP entsprechend anteilig aus dem EP berechnet. Damit können Sie beispielsweise 25% einer Titelsumme in Rechnung stellen.
Die Positionen der Pauschalrechnung können auf verschiedene Weise erzeugt werden:
Wollen Sie Positionen innerhalb der Liste verschieben, dann tun Sie das mit gedrückter linker Maustaste auf dem grauen Feld am linken Rand der Zeile.
Die Summe aller Positionen wird unten links als Bautenstand angezeigt.
Druck
Für den Druck können Sie weitere Schlusspositionen zur Rechnung hinterlegen. Die Möglichkeiten entsprechen denen der Abschlussbearbeitung zu den anderen Rechnungsarten.
Wollen Sie Positionen innerhalb der Liste verschieben, dann tun Sie das mit gedrückter linker Maustaste auf dem grauen Feld am linken Rand der Zeile.
Mit Rechnungsnummer holen wird die automatisch nächste Rechnungsnummer im Journal vergeben. Wollen Sie die Rechnungsnummer selbst vergeben, dann aktivieren Sie Rechnungsnummer manuell!
Bemerkungen
Hier können Sie beliebigen Text hinterlegen, welcher nur zur Information dient (wird nicht gedruckt!).