Aufgrund der aktuellen hohen Inflationsrate haben mehrere Kunden den Wunsch geäußert, dass sie die Pauschalen in den Wartungsverträgen entsprechend anpassen möchten. Dazu haben wir das Wartungsprogramm und das Briefprogramm um entsprechende Funktionen erweitert.
Wie das im einzelnen funktioniert, sehen Sie im folgenden Video:
Im Wartungsplaner können Sie die Standort-Adressen der vereinbarten Termine exportieren. Klicken Sie dazu in das Feld Vereinbarte Termine mit der rechten Maustaste und wählen Sie GoogleMyMaps.
Ein Video zur Anwendung finden Sie hier:
Über die rechte Maustaste auf Terminplanung und Vereinbarte Termine und Auftragsliste drucken wird eine Übersicht der jeweiligen Tabelle gedruckt.
Mit der neuen Schaltfläche Zeigt alle Dokumente an erhalten Sie eine Übersicht über alle Dateien im Dokumentenverzeichnis als Liste. Durch Doppelklick auf eine Zeile öffnen Sie das Dokument.
In der > Managementkonsole > Wartung können Sie hinterlegen, dass bei Neuanlage eines Dokumentenverzeichnisses zu einem Auftrag gleich verschiedene Unterverzeichnisse mit angelegt werden.
Zu jedem dieser Unterverzeichnisse können rechts Dateien zugewiesen werden, welche bei Neuanlage (als Vorlage) dort hineinkopiert werden.
Damit diese Vorlagen beim Auswechseln von Hardware nicht „verlorengehen“, sollten Sie diese in einem Unterverzeichnis innerhalb des Verzeichnisses TSHK32 ablegen.
Empfehlung: ..\TSHK32\WARTUNG\PROTOKOLLVORLAGEN\
.
Über Auftrag… > Export Jahresplan in EXCEL-Tabelle werden die Aufträge in eine EXCEL-Tabelle ausgegeben.
Die Spalten dieser Tabelle sind
Den Inhalt, welche Auftragsdaten ausgegeben werden sollen, legen Sie selbst fest.
Das Programm braucht eine EXCEL-Tabelle als Vorlage, welche Sie unter
www.turboshk.de/download/WartungJahresplan.xlsx
herunterladen können und nach ..\TSHK32\WARTUNG\PROTOKOLLVORLAGEN\
speichern.
Zu jeder Rechnungsposition können Sie ein Merkmal aus einer Aufklappliste und freien Infotext erfassen. Das sind z.B. Informationen zum Preisstand bzw. dessen Aktualisierung. Die Vorgaben für die Aufklappliste hinterlegen Sie in der Managementkonsole > Wartung unter Merkmale für Rechnungspositionen. Anhand des Merkmals können später Rechnungspositionen automatisch selektiert und bearbeitet werden.
Die Angaben im Zahlungshinweis beinhalten u.a. die Rechnungsnummer, welche der Kunde auf der Überweisung angeben soll. Damit tun sich wohl einige schwer. Deshalb besteht nun die Möglichkeit, dafür eine verkürzte Rechnungsnummer zu verwenden. Das stellen Sie in der Managementkonsole unter Textvorgaben ein.
Beispiel:
Die Rechnungsnummer lautet R2016-0234.
Als Maske hinterlegen Sie - - - X X - X X X
.
Dann druckt das Programm über die Druckvariable %RNRMASK%
als Rechnungsnummer nur 160234
.
Zu jedem Wartungsauftrag können Bestellungen für die Ersatzteile hinterlegt werden. Klicken Sie dazu auf der Registerseite 2 auf Bestellung..
In der folgenden Maske legen Sie beliebig viele Bestellungen an (für die unterschiedlichen Lieferanten). Öffnen Sie dann die Bestellung.
Bestellpositionen fürgen Sie über + hinzu.
Erfassen Sie oben die Bestelldaten. Für den Druck stehen ein Vortext, beliebige Bestellpositionen und ein Nachtext zur Verfügung. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, Rechnungspositionen für Bestellung zu laden oder auf die DATANORM-Kataloge zurückzugreifen.
Vorhandene Bestellpositionen werden durch Doppelklick wieder zur Bearbeitung geöffnet.
Auf der Registerseite Drucken erstellen Sie mit der Schaltfläche Ersatzteilstatistik eine Übersicht, in welchem Monat von welchem Artikel welche Menge enthalten ist. Die Zusammenfassung erfolgt dabei nach der Artikelnummer, welche in den Rechnungspositionen enthalten ist. In den einzelnen Monatsfeldern werden dabei die ermittelten Wartungsaufträge mit ihren Mengen angezeigt. Die Analyse bezieht sich dabei auf das eingestellte Jahr.
Mit der Schaltfläche Drucken Rechnungspositionen erzeugen Sie eine Liste aller Rechnungspositionen. Dort können Sie durch Verwendung der Sortierfunktion des Tabellendruckers die gleichen Artikel auch ohne Artikelnummer erkennen.
Es besteht die Möglichkeit, Positionen aus einer Wartungsrechnung in die Zwischenablage zu speichern und dann in Angebote usw. einzulesen.
In der Managementkonsole > Drucklayout unter Graubereich beim Druck… hinterlegen Sie, dass in der Rechnung vor Ausgabe Netto/MwSt/Gesamt zu prüfen ist, ob noch wenigstens x mm Platz auf der Seite sind; anderenfalls ist ein Seitenvorschub auszugeben.
Hinterlegen Sie zum Auftrag die E-Mailadresse bei „Benachrichtigung“, dann wird diese anstelle einer Druckausgabe als E-Mail ausgegeben.
Hinterlegen Sie zum Auftrag die E-Mailadresse bei „Eigentümer“, dann wird diese für den Rechnungsversand vorgegeben (unabhängig von der entsprechenden Eintragung im Adressenstamm!)
HINWEIS: die E-Mails werden nur in den Postausgang des Mailprogrammes ausgegeben. Den Versand müssen Sie dort möglicherweise noch manuell auslösen!
Neben der bisherigen Standardliste besteht nun auch die Möglichkeit, die Informationen der Liste selbst zusammenzustellen.
HINWEIS: der Benachrichtigungsdruck über den Wartungskalender wird nicht mehr weiter gepflegt. Verwenden Sie statt dem Wartungskalender die neue Funktion Wartungsplaner über die Schaltfläche auf der Registerseite 1 „Wartungsjournal“ !
Der Benachrichtigungsdruck auf Postkarten wurde überarbeitet, da die bisher eingesetzten Endlospostkarten nicht mehr verfügbar sind. Stattdessen verwenden Sie nun entweder Einzelpostkarten (Format A6 mit oder ohne Vordruck) oder Postkartenbögen (4 A6-Postkarten als eine A4-Seite). Unterstützt werden dabei sowohl Drucker, die die genannten Formate im Duplexbetrieb bedrucken können als auch Drucker ohne Duplexunterstützung.
Ausführliche Informationen dazu finden Sie im Handbuch:
http://www.schulung.turbo-shk.de/doku.php?id=0700_wartung_04
Nach Einstellung der Druckparameter unter Managementkonsole > SEPA-Überweisung können Sie Ihren Kunden mit der Rechnung einen vorgedruckten Überweisungsbeleg mitschicken. Als Vordruck verwenden Sie sigel SEPA-Überweisung Nr. ZV 570..
Durch Aktivieren der entsprechenden Markierung können Sie einstellen, dass die Rechnungspositionen ohne Einzel- und Gesamtpreise gedruckt werden.
Auf der Registerseite Auftragsdaten finden Sie zwei neue Schaltflächen für die Terminverwaltung:
In der Managementkonsole > Wartung > Druck Rechnung können Vorgaben für den Betreff zu Wartungs- und Servicerechnungen hinterlegt werden. Diese werden automatisch in das Betreff-Feld bei Rechnung geladen, wenn dieses noch leer ist.
Mit der Schaltfläche löschen wird das jeweilige Betreff-Feld gelöscht.
Wird bei der Angebotsübernahme eine Blockposition erkannt, entscheidet der Benutzer, ob diese (in die Unterpositionen) aufgelöst oder nur die Hauptposition mit dem Gesamtbetrag übernommen werden soll.
Unter Funktionen > Kosten/Erlöse finden Sie eine Übersicht über den finanziellen Stand des Wartungsauftrages. Kostenseitig werden Eingangsrechnungen, Kassenbuch und Stundenbuchungen eingerechnet und den Erlösen (=geschriebene Rechnungen) gegenübergestellt.
Über die Suchfunktion können Sie nun auch die Wartungsaufträge suchen, in denen eine bestimmte Liegenschaftsadresse hinterlegt ist.
Vereinbarte Termine aus dem Wartungsplaner können in den Terminkalender von Outlook bzw. TurboSHK eingetragen werden.
Auf der Registerseite Auto-Editor finden Sie den Abschnitt Selektion Anlagen nach Baujahr und Erzeugen Adressliste für Serienbrief. Diese filtert die Eigentümeradressen für alle Anlagen mit einem Baujahr bis zu dem angegebenen Jahr heraus.
Über >Auftrag >Eingangsrechnungen/Kassenbuch drucken wird als zusätzliche Spalte der Dateiname des eingescannten Dokuments ausgegeben. Im Tabellendrucker kann dann über >Funktionen > Datei öffnen dieses Dokument angezeigt werden.
Unter Managementkonsole > Textvorgaben können Sie für den Leistungszeitraum auf Wartungsrechnungen einen separaten Text vorgeben.
Aus dem Wartungsplaner senden Sie vereinbarte Termine über Senden an MeiAPPS an Ihren Monteur.
Im Wartungsplaner besteht jetzt die Möglichkeit, Termine aus der Terminplanung über Termin rückstellen in eine Rückstellungsliste zu verschieben.
Von dort aus können diese über Rückgestellte Termine und Termin in Plan übernehmen wieder in eine (spätere) Terminplanung zurückgeholt werden.
Über die Schaltfläche Wartungsplaner gelangen Sie in den neuen Planungsmodul.
Ablauf:
Vereinfacht lässt sich der Ablauf wie folgt darstellen:
Am Ende des Ablaufs sollten also die erste und zweite Liste leer sein und in der dritten Liste alle Aufträge mit Rechnungsnummern versehen sein.
Allgemeine Hinweise:
Das Feld Bemerkungen können Sie für individuelle Notizen zum Wartungsplan verwenden.
Die Zeilen in der ersten Liste können Sie mit S sortieren lassen. Außerdem können Sie die Zeilen mit gedrückter linker Maustaste auf der Zeilennummer manuell verschieben.
Durch Doppelklick auf die Zelle Auftragstext hinterlegen Sie den Auftragstext für den Druck der Arbeitsaufträge.
Ist ein Wartungsplan mit dem Merkmal Bearbeitungsmodus geöffnet, dann kann er nur an diesem Arbeitsplatz bearbeitet und verändert werden. Andere Arbeitsplätze können diesen Plan solange nur im Ansichtsmodus öffnen.
Mit + bzw. - können manuell Aufträge hinzugefügt bzw. aus dem Plan gelöscht werden.
Mit der Schaltfläche Pfeil hoch verschieben Sie einen Auftrag wieder zurück in die vorhergehende Liste.
Sie können als Uhrzeit auch einen Endewert eingeben („Uhrzeit bis“) und diesen mit dem Platzhalter %BISUHRZEIT%
drucken.
In der Managementkonsole können Sie festlegen, dass im Feld Typ eine freie Eingabe ohne Verwendung der Aufklappliste möglich ist.
Es wurde ein Feld Zusatztext 1 eingeführt. Dieses und die anderen Kopfdaten stehen auch für den Druck der Arbeitsaufträge mit folgenden Druckvariablen zur Verfügung:
Kesseldaten
Brennerdaten
Beim Druck der Servicekarten können Sie individuell einstellen, ob
mitgedruckt werden sollen.
Dasselbe gilt für diese Druckausgaben zum Wartungs-Arbeitsauftrag bzw. zum Service-/Reparaturauftrag. Die entsprechenden Vorgaben werden in der Managementkonsole hinterlegt.
Über die rechts neben den Betreff-Feldern für Wartung und Service befindlichen Schaltflächen Adressbuch fügen Sie die Standortadresse in einzeiliger Form zum jeweiligen Betrefftext hinzu
Der Druck der Kopfdaten der Servicekarte kann abgeschaltet werden.
Die Vorgaben für
sind benutzergebunden separat für
als Vorgabe in der Managementkonsole einstellbar.
Durch Doppelklick auf eine Unterbeschreibung können Sie deren Text ändern.
Die Liste der über die Suchfunktion ermittelten Aufträge kann gedruckt werden.
Durch Aktivierung der Markierung Servicekarte drucken weisen Sie an, dass nach dem Druck des Auftragsformulars sofort die Servicekarte mit ausgedruckt wird. Ebenso kann der Druck der Wartungsprotokolle im Anschluss daran angewiesen werden (Protokollvorlagen drucken).
Unter Monat auswählen wurde eine weitere Auswahlmöglichkeit hinzugefügt: Nicht bearbeitete.
Diese Auswahl stellt alle Aufträge farbig dar, zu denen im aktuellen Jahr noch keine Rechnung geschrieben wurde.
HINWEIS: Um die Rechnungsdaten zu den einzelnen Aufträgen zu aktualisieren, gehen Sie bitte auf die Registerseite Drucken und klicken auf Nicht bearbeitete Wartungsaufträge suchen.
In der Managementkonsole > Textvorgaben können Sie für den Druck des Datums das Format vorgeben.
Formatbeispiele:
Nach Auswahl des Monteurs werden dessen Buchungen zu diesem Auftrag angezeigt, um Doppelbuchungen zu vermeiden.
Jedem Wartungsauftrag können beliebige Druckvorlagen (z.B. die von der Firma Vaillant vorgeschriebenen Wartungsprotokolle) zugeordnet werden.
Die Druckvorlagen müssen fertige Bilddateien (.JPG, .BMP) im Format A4 sein und sind im Verzeichnis
..\TSHK32\wartung\PROTOKOLLVORLAGEN\
zu hinterlegen.
Die Servicekarte wurde dazu in zwei Registerseiten aufgeteilt. Auf der zweiten Registerseite ordnen Sie dem Wartungsauftrag über +/- die Bilddateien zu.
Über Markierte drucken geben Sie diese Seiten in den Formulardrucker aus und können diese zusammen mit dem Arbeitsauftrag dem Monteur bereitstellen.
In der Managementkonsole können Sie einstellen, dass das Datum aus der Monteurstundenerfassung automatisch im Auftrag als „Letzter Wartungstermin manuell“ eingetragen wird.
Die Vorgaben für die Wartung finden Sie in der Managementkonsole.
Dort besteht auch die Möglichkeit, weitere separate Datenbanken für andere Wartungsbereiche anzulegen.
Mit der Schaltfläche … wechseln öffnen Sie eine andere Datenbank.
Das Feld Querverweis ermöglicht eine Referenz zu einem Auftrag in einer anderen Datenbank. Damit verbinden Sie z.B. verschiedene Wartungen am selben Standort.
Auf der Registerseite Auto-Editor finden Sie eine weitere Funktion zum Übertragen von Kennzeichen: in Abhängigkeit von den Kennzeichen der Wartungsaufträge können Sie Kennzeichen in den Adressen setzen. Damit erstellen Sie dann z.B. Serienbriefe oder Serienetiketten, wenn Sie Besitzer bestimmter Anlagen informieren möchten.
Auf der Registerseite Drucken finden Sie die Schaltfläche Drucken Rechnungspositionen. Diese erzeugt eine Liste mit den Leistungspositionen aus den Rechnungen aller Wartungsaufträge.
Auf der Registerseite Auto-Editor finden Sie eine Funktion zum Übertragen von Kennzeichen aus den Servicekarten in den Adressenstamm. Damit erstellen Sie dann z.B. Serienbriefe, wenn Sie Besitzer bestimmter Anlagen informieren möchten.
Wählen Sie unter Feld das zu übertragende Feld aus der Servicekarte aus.
Wählen Sie unter nach Adr.-kennz. aus, in welches der Kennzeichen (1..10) im Adressenstamm der Wert übertragen werden soll.
Markieren Sie unter Adr.-kennz. vorher löschen, wenn der bestehende Inhalt des gewählten Adresskennzeichens in allen Adressen zuvor gelöscht werden soll.
Markieren Sie unter Zieladressen, in welche Adresstypen diese Daten übertragen werden sollen.
Klicken Sie abschließend auf Start.
Über Auftrag.. > Historie erhalten Sie alle zu dieser Auftragsnummer im Postausgangsbuch gespeicherten Druckausgaben.
Es stehen nun 5 Wartungszyklen pro Auftrag zur Verfügung. Durch die eingebauten Splitter können die Anzeigebereiche individuell eingestellt werden.
In diesem Zusammenhang wurde die Kalendererstellung erweitert: aktivieren Sie unter Vorgaben > Wartungsauftragsdatum als Zyklusbeginn die Markierung Erstellung Kalender mit diesen Daten, dann wird der Kalender entsprechend dem jeweiligen Startdatum und Wiederholungswert erzeugt, und zwar unter Einbeziehung des dazu eingestellten Kennzeichen. Ist z.B. das Startdatum der 12.01.2012 mit Wiederholung aller 24 Monate, dann wird dieser Auftrag immer für den 12.01. eingetragen, und zwar 2012, 2014, 2016, 2018 usw.
Damit erreichen Sie, dass die Terminvorschläge in allen Jahren gleich bleiben und Sie so eine Vorsortierung auf einen bestimmten Monteur bekommen; die Tourenpläne pro Monteur bleiben also erhalten - Änderungen erscheinen nur im Zusammenhang mit neu hinzugekommenen oder gelöschten Aufträgen.
Auf der neuen Registerseite Auto-Editor sind verschiedene Beabreitungsfunktionen für das Wartungsjournal hinterlegt.
Ersetzen von Kennzeichen: in allen Verträgen wird ein vorhandenes Kennzeichen durch ein anderes ersetzt.
Export Terminübersicht: geben Sie alle Termineinstellungen und die Kennzeichen in eine Tabelle aus (Formate CSV, MS-EXCEL und OpenOffice sind möglich), dann haben Sie eine gute Übersicht über die Terminierungen zwecks Kontrolle und Bearbeitung.
Übertragen Festtermine > Zyklen: haben Sie nichtjährliche Wartungen bisher über Festtermine hinterlegt, dann übertragen Sie diese hier in die Zyklen. Die Wiederholungsrate müssen Sie anschließend manuell einstellen. Erzeugen Sie sich dazu mit Hilfe des o.g. Tabellenexports eine Übersicht.
Über Schriftverkehr steht Ihnen das Briefprogramm zur Verfügung, wobei die auftragsspezifischen Daten (Adressen, Anlage als Betreff) übernommen werden.
Über Auftrag… > Eingangsrechnungen drucken bzw. Auftrag… > Lohnbuchungen drucken bekommen Sie die auf diesen Auftrag gebuchten Belege angezeigt.
In Vorbereitung einer Auswertungsfunktion sind die Datenfelder
aus Aufklapplisten auswählbar. Die Inhalte der Liste hinterlegen Sie über die Registerseite „Vorgaben“. Die Liste „Typ“ wird dabei für jeden Hersteller separat verwaltet.
Bei Erstellung dieser Liste werden auch die Kennzeichen berücksichtigt; d.h. Es wird nach Monat und Kennzeichen gefiltert. So könnten Sie die Öl- und die Gas-Wartungen eines Monats in separaten Listen heraussuchen, um dann jeweils einen wegeoptimierten Tourenplan zu erstellen.
In dieser Liste werden zu den Wartungsaufträgen auch die evtl. vorhandenen Infotexte angezeigt und gedruckt.
Bisher wurde in dieser Liste fest die Benachrichtigungsadresse gedruckt.
Jetzt wählen Sie die zu druckende(n) Adresse(n) oben rechts unter Zu druckende Adresse(n)… aus.
Auf den Wartungsrechnungen kann jetzt analog zu den anderen Rechnungen der Leistungszeitraum gedruckt werden. Dazu ist es erforderlich, dass die entsprechende Druckvariable auf dem Rechnungsformular vorhanden ist.
Im Formulargenerator stehen die neuen Druckvariablen $Vortext1$ .. $Vortext5$ bzw. $Nachtext1$ .. $Nachtext5$ zur Verfügung. Damit können Sie diese Textblöcke an einer beliebigen Stelle auf dem Formular anordnen.
HINWEISE:
Das Programm druckt die Texte ab der Druckfläche links/oben so, wie sie erfasst sind. Es werden keine Anpassungen bzgl. Zeilenlänge, Textlänge usw. vorgenommen.
Die Markierungen zum Druck der Vor-/Nachtexte sind NICHT zu aktivieren, da dies die bisherige Druckausgabe in den Druckbereich auslösen. Die Druckausgabe erfolgt, wenn die entsprechende Variable auf dem Formular erkannt wird.
Zum Rechnungsdruck stehen nur die Druckvariablen **$Vortext1$** und **$Nachtext1$** zur Verfügung.