Externe Installationen
Externes System
Das Externe System (im Folgenden kurz ES genannt) dient zur Bearbeitung von Vorgängen außerhalb des in der Firma installierten Systems.Das kann sowohl ein Notebook in einem Monteurfahrzeug sein als auch ein Heimarbeitsplatz eines Büromitarbeiters. Ziel ist, dass Stammdaten und einzelne Vorgänge an die ES ausgegeben, dort bearbeitet und letztlich wieder in die Firma zurückübertragen werden. Stammdaten werden grundsätzlich in der Firma aufbereitet und im ES nur verwendet, aber nicht zurückübertragen. Auf dem ES werden die Stammdaten also nur so verwendet, wie es vom Hauptsystem vorgegeben wurde.
Wie funktioniert der Datenaustausch?
Über Internet
Der Datenaustausch zwischen Hauptsystem und Notebook erfolgt bei Verbindung über Internet mittels FTP-Verfahrens. Dazu benötigen Sie
● Speicherplatz auf einem Internet-Server (z.B. eigene Homepage) ● FTP-Zugang zu diesem Speicherplatz
Um den Zugang nutzen zu können, benötigen Sie
● die URL (Internet-Adresse des FTP-Zugangs) ● den Anmeldenamen für den FTP-Zugang ● das Passwort für den FTP-Zugang ● ein Verzeichnis auf dem Server für den Datenaustausch
Diese Daten bekommen Sie in der Regel bei Ihrem Provider bzw. der Firma, die Ihren Internetauftritt betreut.
Über ein lokales Netz (LAN)
Hier verbinden Sie das Notebook über Kabel oder drahtlos mit dem Firmennetzwerk. Das Verzeichnis \TSHK32 auf dem Hauptsystem muss dazu mit Lese-/Schreibzugriff freigegeben sein, damit das Notebook seine Daten lesen und schreiben kann.
Organisatorische Festlegungen
Schreiben von Rechnungen auf dem Notebook
Sollen auf dem Notebook auch Rechnungen geschrieben werden, so muss für jedes ein eigener Nummernkreis vorgegeben werden, weil eine Abstimmung der Nummernvergabe zum Zeitpunkt der Rechnungslegung nicht möglich ist. Bei Verwendung gleicher Nummern auf verschiedenen Systemen kommt es zum Überschreiben von Journaldaten beim Rücklesen vom Notebook!
Anlage neuer Angebote, Kleinaufträge und Wartungsaufträge auf dem externen System
Hier gilt dasselbe wie für Rechnungen: Es ist vorab festzulegen, welche Nummern für die Neuanlage verwendet werden dürfen, um Überschneidungen beim Rücklesen auszuschließen.
Unterschiede und Einschränkungen gegenüber dem Hauptsystem
Preisbildung in Artikelkatalogen Für den Benutzer des ES werden seitens der Firma feste Verkauspreise vorgegeben. Das erfolgt durch Hinterlegung der gewünschten Zuschläge auf den Netto-Einkaufspreis in den einzelnen Katalogen:
Stammdaten >Materialkataloge verwalten >Registerseite „Verkaufszuschläge“
Die Anzeige der Artikelpreise über >Stammdaten >Materialpreis anzeigen und in der Bearbeitung von Vorgängen wird auf einen „Nettopreis“ (ohne Mehrwertsteuer!) reduziert, weil da u.U. Der Kunde auf den Bildschirm sehen kann und natürlich nicht die Einkaufspreise bzw. -rabatte sehen soll. Der angezeigte Nettopreis ist also der tatsächliche Netto-EK zzgl. dem eingestellten Verkaufszuschlag. Werden in einem Angebot, einem Kleinauftrag oder einem Wartungsauftrag Positionen erfasst und dazu Artikel aus einem Katalog geladen, dann wird dieser angezeigte Nettopreis als fertiger Materialpreis übernommen. Der Verkaufsfaktor in dem jeweiligen Dokument ist also auf „1,0“ (Vorgabe über die Kalkulationsdaten!) zu setzen.
Die Artikel-Vollanzeige in den Artikelkatalogen ist entsprechend dem vorstehenden Punkt reduziert bzw. abgeändert.
Für die Formulierung der Zahlungsbedingungen bei Rechnungen ist zusätzlich die Vorgabe einer Textfloskel für „Barzahlung“ in der >Managementkonsole >Textvorgaben enthalten.
Im Ausgangsrechnungsjournal können zu den Rechnungen keine Zahlungen erfasst werden. Barzahlung von Rechnungen wird gesondert behandelt.
Bei der Erstellung von Rechnungen wird grundsätzlich eine Maske mit den Zahlungsbedingungen angezeigt, in welcher im konkreten Fall auch „Barzahlung“ gewählt werden kann.
Installation des Externen Systems
Die Installation erfolgt, indem das Notebook netzwerkmäßig mit dem Hauptsystem verbunden wird. Über den Menüpunkt „>Datei >Datenaustausch mit Externem System“ wird die Software auf dem Notebook installiert. In diesem Zusammenhang wird auf dem Hauptsystem ein Postfach mit Aus- und Eingangsteil für das externe System unter einem Benutzernamen eingerichtet, über welches nachfolgend der gesamte Datenverkehr realisiert wird. Bis auf die Angabe von Benutzerdaten und Installationsziel läuft dieser Vorgang automatisch ab. Am Ende der Installation befindet sich auf dem Notebook eine vollständige Programmversion der Handwerkersoftware.
Anwendung des Externen Systems
Einrichtung des Externen Systems
Datenübergabe von der Firma an das Externe System / Monteurnotebook
Die Datenausgabe an das ES erfolgt aus den einzelnen Programmen des Hauptsystems heraus. Dort befinden sich an den entsprechenden Stellen Schaltflächen „Export an externes System“. Durch Anklicken wird der jeweilige Datenbestand in das Ausgangs-Postfach des ES gestellt. Folgende Datenbestände können an das ES ausgegeben werden:
● Stammdaten ● Adressenstamm ● Artikelkataloge ● Leistungsdateien ● Minutenliste ● Kalkulationsgruppen ● Kalkulationsdaten ● Vorgänge ● Angebote ● Kleinaufträge ● Aufträge/Projekte ● Wartungsaufträge ● Lagerkatalog
Nach Herstellen einer Netz-Verbindung zwischen ES und Hauptsystem holt das Notebook die Daten aus seinem Postfach über >Datei >Datenaustausch mit Hauptsystem ab.
Bearbeitung der Daten auf dem Externen System / Monteurnotebook und Rückgabe an die Firma
Zur Bearbeitung der Daten auf dem ES stehen nun die gleichen Programmfunktionen wie auf dem Hauptsystem zur Verfügung
● Vorgänge ● Angebotsbearbeitung mit allen Unterfunktionen ● Kleinaufträge/Projekte mit allen Unterfunktionen ● Aufträge/Projekte mit allen Unterfunktionen ● Wartung/Kundendienst mit allen Unterfunktionen ● Lagerverwaltung/Inventur ● Ausgangsrechnungsjournal ● Briefe/Serienbriefe ● Stammdatenzugriff ● Adressenstamm ● Materialpreise anzeigen ● Leistungsdatei verwalten ● Minutenliste
Außerdem sind verschiedene weitere Hilfsfunktionen vorhanden. Zum Adressenstamm ist anzumerken, dass dieser auf dem ES verschlüsselt gespeichert ist.
Rückgabe der Daten vom Notebook an das Hauptsystem
Dazu befinden sich in den entsprechenden Programmfunktionen die Anweisungen „… zurück an Hauptsystem“. Diese stellen die gewählten Daten in das Postausgangsfach auf dem Notebook. Nach Herstellung einer Verbindung mit dem Hauptsystem werden diese über das Programm „>Datei >Datenaustausch mit Hauptsystem“ in das Posteingangsfach auf dem Hauptsystem übertragen. Von hier werden sie mitttels „>Datei >Datenaustausch mit Externem System“ wieder in den Datenbestand des Hauptsystems übernommen. Das erfolgt manuell durch einen Bediener.