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Adressenstamm

Obere Registerseite "Adressen verwalten"

In diesem Programm sind alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Adressverwaltung hinterlegt.

Übersicht
Adressen verwalten: Aufbau des Kundenstammes
Registerseite "Allgemein"

Oben sehen Sie die einzeilige Übersicht über die vorhandenen Adressen. Klicken Sie dort eine Adresse an, dann erscheinen im darunterliegenden Bereich die dazugehörigen Informationen.

Anschrift

Das ist zunächst auf der Seite Allgemein die Anschrift im druckfertigen Format. 
Die Eingabefelder „PLZ“ und „Ort“ verfügen über eine automatische Auflösung der eingegebenen Daten. 
Geben Sie z.B. die Postleitzahl ein, werden Ihnen die dazugehörigen Orte vorgeschlagen.

Kontakte

Rechts davon befindet sich die Kontaktliste, welche beliebig viele Kontakte zur Adresse speichern kann.
Verwalten Sie diese mit den Schaltflächen + und - und B.
OP liefert Ihnen all Offenen Posten dieses Kunden.
Das Telefonsymbol liefert Ihnen alle Telefonnummern aus allen Kontakten zur Sofortwahl.

Alarm

Die Einrichtung Alarm hat folgenden Sinn: Wenn ein Kunde beispielsweise seine Rechnungen nicht bezahlt 
hat, wäre es unsinnig, ihm weitere Angebote zu machen. Damit Sie das nicht vergessen, aktivieren Sie 
den Alarm. Bei jedem Aufruf der Kundenadresse erhalten Sie dann ein Hinweisfenster mit dem hier 
eingegebenen Text.

Info

Den Info- Bereich können Sie für beliebige Notizen benutzen. 
Mit der Taste F5 fügt das Programm einen Zeitstempel am Ende des Infofeldes an.

Neu

Klicken Sie hier, um eine neue Adresse anzulegen. 
Die Software schlägt Ihnen immer eine neue Adressnummer  vor, sofern die letzte vorhandene Adressnummer 
am Ende Ziffern hat. Haben Sie Nummernkreise eingerichtet, erfolgt zuvor eine entsprechende Abfrage.

Suchen

Geben Sie die Suchbegriffe wie unter dem Eingabefeld beschrieben ein und klicken Sie auf Suchen. 
Sie erhalten dann alle passenden Adressen in einer Übersicht.
Klicken Sie hier in der Übersicht die gewünschte Adresse an, dann wird die Journalansicht auf die 
entsprechende Adresse gestellt. Durch Doppelklick wird diese Maske gleichzeitig beendet.

Kopieren

Sie können die markierte Adresse unter einer anderen Adressnummer erneut speichern.

Löschen

Die markierte Adresse wird gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden !

Als Favorit speichern

Handelt es sich bei der markierten Adresse um eine oft benötigte (z.B. wegen den Telefonnummern), 
dann können Sie sie über diese Schaltfläche zu den Favoriten hinzufügen und so künftig schneller 
aufrufen.

Übernehmen

Hierdurch übernehmen Sie die markierte Adresse in das aufrufende Dokument.
Diese Schaltfläche ist nicht aktiv, wenn Sie die Adressverwaltung über das Hauptmenü starten !

Export an Externes System

Hierüber exportieren Sie alle oder ausgewählte Adressen. Diese werden in die gewünschten Postfächer
ausgegeben, von wo aus sie von den entsprechenden Benutzern lokal oder über Internet auf ihren
PC geladen werden können.
(s. auch Hilfe > Handbuch Externes System)

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Registerseite "Zusatzinformationen"

Auf der Seite Zusatzinformationen finden Sie weitere Daten zur Adresse.

Firma

Handelt es sich beim Kunden um eine Privatperson, hinterlegen Sie hier seine Firma

Position

Hinterlegen Sie hier die Position des Kunden in seiner Firma

Geburtsdatum

Hinterlegen Sie hier das Geburtsdatum.
Mit der rechts befindlichen Schaltfläche erzeugen Sie eine Liste der in den nächsten Tagen
fälligen Geburtstage.

Internetadresse

Hat der Kunde eine eigene Homepage, hinterlegen Sie hier die URL; über die rechts befindliche
Schaltfläche öffnen Sie diese im Browser.

Adressweiterleitung

Es kommt immer wieder vor, daß eine Adresse neu erfasst wird, obwohl sie schon vorhanden ist. 
Würden Sie nun eine davon einfach löschen, stehen die betreffenden Dokumente ohne Adresse da. 
Sie können darum unter „Adress-Weiterleitung“ eine Adress-Nr. hinterlegen, die von der doppelten 
Adresse auf die eigentliche Adresse verweist.
Diese Adresse wird dann letztendlich verwendet. 
Aus Sicherheitsgründen ist die Weiterleitung auf maximal 50 beschränkt.

Vorgängeradresse

Diese Angabe wirkt sich nur auf das Kundeninformationssystem aus. Es werden dann die Dokumente
aller Adressen ausgeworfen, die auf diese Art verkettet sind.

Zahlungsbedingungen

Hinterlegen Sie auf dieser Seite ggf. für den Kunden geltende spezielle Zahlungsbedingungen hat. 
Die Standard-Zahlungsbedingungen brauchen Sie hier nicht zu hinterlegen, da Sie diese in den einzelnen 
Rechnungsprogrammen zentral einstellen können. Die Zahlungskonditionen werden dann in den Rechnungen 
konkret (d.h. mit genauem Datum) anhand dieser Werte ermittelt.

Kennzeichen

Sie können jeder Adresse max. 10 Kennzeichen zuordnen. Nach diesen können Sie z.B. eine Liste erstellen 
oder eine Auswahl für Serienbriefe treffen.
Damit keine Unsicherheiten durch unterschiedliche Schreibweisen in den Kennzeichen auftreten, verwenden 
Sie die Aufklapplisten und hinterlegen die entsprechenden Vorgaben in der Managementkonsole.

Setzen Adresskennzeichen nach Umsatz

Setzen Sie automatisch ein Kennzeichen in Abhängigkeit vom Umsatz dieses Kunden.
Beispiel: welche Kunden bekommen Weihnachtspost.

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Registerseite "Dokumente"

Kundenverzeichnis

Auf der Seite Dokumente legen Sie mit "Verz. anlegen" ein spezielles Kundenverzeichnis zur Adresse an, 
welches dann unter \TSHK32\ALLG\ADRESSEN\ zu finden ist. Diesem Verzeichnis ordnen Sie über die Schaltfläche 
„Dokument hinzufügen“ Dateien zu oder auch über eine TWAIN-Schnittstelle direkt von Scannern, Digitalkameras 
usw. einlesen.

Link anlegen

Zum einfachen Speichern von Dokumenten zu dieser Adresse hinterlegen Sie diese in der Linkliste
(s. Managementkonsole > Linklisten).

Dokumente

Ordenen Sie externe Dateien direkt der Adresse zu.

Externes Kundenverzeichnis

Hier ordenen Sie dieser Adresse ein externes Verzeichnis für die Dokumnentenspeicherung zu (z.B. wenn
Sie mit EloOffice arbeiten).

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Registerseite "Debitor/Kreditor/Bankverb./MsSt."

Debitor

Wenn Sie mit einer Fibu-Anbindung arbeiten wollen (Export des AusgangsrechnungsJournals), müssen Sie 
unbedingt die Debitor-Nummer erfassen. Bezüglich des Formats beachten Sie dazu die Anforderungen der 
Fibu-Software und der verwendeten Übergabe- Schnittstelle (z.B. DATEV).
Sie können zum Kunden weiterhin ein Kreditlimit erfassen, eine Versicherungssumme für Zahlungsausfall 
sowie Ínformationen über eine erfolgte Bonitätsprüfung (max. 50 Zeichen Text).

Kreditor

Handelt es sich bei der Adresse um einen Kreditor (z.B. einen Ihrer Lieferanten), dann Hinterlegen Sie hier 
nähere Informationen dazu.

Bankverbindungen

Sie können hier max. 2 Bankverbindungen zum Kunden hinterlegen.

USt-ID für Auslandskunden

Handelt es sich um einen Auslandskunden, dann aktivieren Sie die Markierung. 
Soll auf den Rechnungen die Umsatzsteuernummer des Kunden gedruckt werden (in Deutschland vorgeschrieben),
hinterlegen Sie diese hier.

Mehrwertsteuer

Hat der Kunde einen vom Standard abweichenden Mehrwertsteuersatz, aktivieren Sie diese Markierung und
geben den Steuersatz ein.  

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Registerseite "Gesetzliche Vorgaben"

Nur für Deutschland: „Leistungsempfänger nach $13b UstG …“

Aktivieren Sie dieses Markierungskästchen und beantworten Sie dann im Rechnungsprogramm die Frage nach 
Ausgabe der Mehrwertsteuer mit „Nein“, dann wird der Rechnungsabschluss ohne Umsatzsteuer erstellt und mit 
dem gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis versehen.

Nur für Deutschland: „Leistungsempfänger nach $14b UstG …“

Aktivieren Sie dieses Markierungskästchen, wenn es sich bei diesem Kunden um eine Privat-Person handelt.

Die entsprechenden Formulierungen stellen Sie über Managementkonsole > Textvorgaben ein.

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Registerseite "Kundenspezifische Preise"

Preisgruppe

Weisen Sie dem Kunden eine der 10 Preisgruppen aus dem Artikelstamm zu.

Rabatt

Hinterlegen Sie einen Rabatt zur gewählten Preisgruppe.

Anfahrt-km

Anfahrt-Preis

Hinterlegen Sie die entsprechenden Daten. Erzeugen Sie daraus in der Angebots-/Rechnungsbearbeitung eine
entsprechende Position. Die verwendete Formulierung hinterlegen Sie in Managementkonsole > Adressenstamm.

Stundensatz

Hinterlegen Sie hier einen Wert, werden dieser und der entsprechende Minutenwert in der Angebots-/
Rechnungsbearbeitung verwendet.

VK-Faktor Material

VK-Faktor Lohn

Hinterlegen Sie hier einen Wert, werden diese in der Angebots-/Rechnungsbearbeitung verwendet.

Individuelle Preise

Hinterlegen Sie einen speziellen Leistungskatalog zur Adresse. Sie können neue Positionen auch durch 
Kopieren oder Importieren von anderen Adresse oder Artikelkatalogen erzeugen.

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Registerseite "Liegenschaften"

Ist die oben gewählte Adresse z.B. eine Wohnungsgesellschaft, hinterlegen Sie hier die Daten der Mieter. Diese können Sie als 2., 3. oder 4. Adresse zu Angeboten/Rechnungen bzw. im Wartungsmodul verwenden. Haben Sie längere Listen von Liegenschaften, sortieren Sie diese zum leichteren Auffinden alphabetisch um, indem Sie auf den Kopf der gewünschten Sortierspalte klicken.

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Obere Registerseite "Adressenliste drucken"

Drucken von Adresslisten

Auf dieser Registerseite finden Sie einen Listengenerator, welcher Ihnen individuelle Auswertungen aus dem Adressenstamm ermöglicht. Klicken Sie unter Drucke an, welche Felder ausgegeben werden sollen. Unter von..bis.. können Sie bedarfsweise Einschränkungen vornehmen. Aktivieren Sie unter „vorh.“ („vorhanden“) das Markierungskästchen, wird die Adresse nur dann ausgegeben, wenn in dem betreffenden Feld auch ein Eintrag vorhanden ist. Aktivieren Sie statt dessen das Markierungskästchen „ni.v.“ („nicht vorhanden“), dann wird die Adresse nur dann ausgegeben, wenn in dem betreffenden Feld kein Eintrag vorhanden ist.

Verarbeiten externe Befehlsliste

Sonderfunktion zur automatischen Bearbeitung von Adressen.  

Mehrfache Adressen suchen

Es wird eine Liste von Adressen erzeugt, die offensichtlich mehrfach vorhanden sind. Die letztliche
Auswertung muss dann manuell erfolgen.

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Adressen exportieren nach Outlook

Export Adressbuch für Outlook

Geben Sie hier Adressen und Kontakte nach Outlook aus, um von dort Ihr Funktelefon zu aktualisieren.

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Obere Registerseite "Etiketten drucken"

Hier drucken Sie die Adressen auf Klebeetiketten. Dazu verwenden Sie die Etikettenseiten für Tintenstrahl- und Laserdrucker. Da es viele unterschiedliche Formate gibt, finden Sie dazu die entsprechenden Einstellmöglichkeiten.

Einstellen des verwendeten Etikettentyps

Obere Ränder

Tragen Sie hier von oben beginnend ein, bei wieviel Millimetern vom oberen Blattrand aus die einzelnen 
Etikettenzeilen beginnen. Sind auf der Seite weniger als 8 Etikettenzeilen, tragen Sie bei den restlichen 
Zeilen eine Null ein.

Linke Ränder

Stellen Sie hier von links beginnend ein, bei wieviel Millimetern vom linken Blattrand die jeweilige 
Etikettenspalte beginnt. Sind weniger als vier Etikettenspalten auf dem Papier, tragen Sie bei den übrigen 
Spalten eine Null ein.

Nach Eingabe der horizontalen und vertikalen Abmessungen stehen in der Seitenansicht die entsprechenden Felder zur Verfügung, die übrigen sind gesperrt.

Etikettengröße

Geben Sie hier die Abmessungen der verwendeten Etiketten ein. In diese Fläche wird dann die Anschrift 
eingepasst.

Einstellungen speichern

Speichern Sie die oben vorgenommenen Einstellungen der Etikettendaten unter einem Namen ab. 
Haben Sie verschiedene Etikettentypen derart hinterlegt, können Sie aus diesen über die Aufklappliste 
auswählen.

Wie werden einzelne Etiketten gedruckt ?

Um eine Adresse auf ein Etikett zu drucken, gehen Sie auf die Registerseite 1, wählen dort die Adresse aus, gehen dann wieder auf die Registerseite 3 und klicken mit der Maus auf die Etikettenfläche, wohin die Adresse gedruckt werden soll. Wollen Sie mehrere Etiketten derselben Adresse drucken, klicken Sie nacheinander die entsprechenden Flächen an. Haben Sie einer Fläche aus Versehen eine Adresse zugeordnet, können Sie diese durch erneutes Anklicken wieder entfernen. Haben Sie alle Adressen zusammengestellt, klicken Sie auf Drucken.

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Drucken von Serienetiketten

Sie können Adressen, welche Sie über die Suchfunktion selektiert haben, automatisch auf Etiketten drucken lassen. Die Druckausgabe erfolgt anhand einer Parameterdatei, welche Sie mit dem Briefprogramm erstellen. In dieser Datei ordnen Sie die Adressfelder ein, welche Sie drucken wollen (einschl. Schriftart, zusätzlichem Text usw.). Dabei stehen Ihnen folgende Parameter zur Verfügung:

%ADRESSNR%
%DEBITOR%
%NAME1%
%NAME2%
%NAME3%
%NAME4%
%STRASSE%
%ORT%

Soll die Adresse im Standardformat (so wie auf Angeboten, Rechnungen, …) gedruckt werden, hinterlegen Sie in der Parameterdatei nur

%AUTO%

Diese können Sie beliebig in einen Text einbauen, wobei Sie allerdings auf die Etikettengröße Rücksicht nehmen müssen. Speichern Sie diesen Brieftext dann unter einem Namen ab und ordnen Sie diese Datei unter Inhalt dem Etikettendruckprogramm zu. Durch Anklicken der Schaltfläche am rechten Rand können Sie dazu auch den entsprechenden Windows- Dialog aufrufen. Beispiel:

Alle Kunden, denen Sie eine Weihnachtskarte schicken wollen, haben im Kennzeichen 10 das Merkmal WK stehen. 
Gehen Sie auf die Registerseite „Etiketten-Seite drucken“.
Klicken Sie auf Gruppenweise Etiketten drucken. In der darauf folgenden Maske klicken Sie auf Adresse(n) 
hinzufügen und nehmen danach die notwendigen Sucheinstellungen vor.
Klicken Sie auf Suchen.
Übernehmen Sie aus dem Suchergebnis die gewünschten Adressen. Diese werden nun in die Druckmaske übernommen.
Haben Sie alle gewünschten Adressen zusammengestellt, klicken Sie auf Drucken.
Sie sehen jetzt eine entsprechend Ihren Einstellungen schematisierte Etikettenseite, auf welcher die 
vorhandenen Etiketten ein Markierungskästchen haben. Klicken Sie auf dasjenige Markierungskästchen, dessen 
Etikett als erstes bedruckt werden soll. Es werden nun die ausgewählten Adressen ab dem angeklickten Etikett 
gedruckt und im Formulardrucker bereitgestellt.

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Bedrucken von Postkarten

Mit dieser Funktion bedrucken Sie Postkarten (z.B. Vordrucke der Fa. Zweckform Nr. 2839). Erklärung zu Einstellung und Druck finden Sie in folgendem Dokument:

Anleitung im PDF-Format

Obere Registerseite "Kunden-Informations-System"

Auf dieser Seite können Sie ermitteln, ob zu der ausgewählten Adresse eines der angegebenen Dokumente vorhanden ist. Klicken Sie also oben auf den Dokumenttyp Angebote, bekommen Sie darunter alle Angebote angezeigt, die für die ausgewählte Adresse angelegt wurden. Analog können Sie sich Rechnungen, Kleinaufträge, Bau-Aufträge, Wartungsaufträge, Briefe sowie alle Eintragungen im Postausgangsbuch suchen lassen. Im Falle von Angeboten und Rechnungen können Sie sich über die Schaltfläche Drucken das Dokument wieder anzeigen und ggf. auch auf Papier ausgeben, sofern es zuvor bereits einmal hergestellt wurde. Über Öffnen gelangen Sie in das jeweilige Bearbeitungsprogramm.

Übersicht über die Vorgänge zum Kunden
Postausgang
Auswertungen

Sie erhalten eine Gesamtübersicht über alle Dokumente und Umsätze des gewählten Kalenderjahres.

Video ansehen

Umsatzanalyse
Sie erhalten eine Auflistung aller Rechnungspositionen des Kunden. Damit stellen Sie beispielsweise fest,
wann und mit welcher Rechnung dem Kunden ein bestimmtes Teil bzw. eine Leistung verkauft wurde (noch 
Garantie?).

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