Das Wartungsjournal
Registerseite "Wartungsjournal"
Auf dieser Seite sehen Sie eine Übersicht über die vorhandenen Wartungsaufträge mit Auftragsnummer, Kurzbezeichnung und weiteren Daten. Positionieren Sie auf einen Wartungsauftrag, indem Sie die entsprechende Zeile anklicken oder geben Sie die gewünschte Wartungsnummer unter „Gehe zu“ direkt ein. Die obige Anzeige springt mit Eingabe eines jeden Zeichens immer an die nächstpassende Stelle.
Journal drucken
Über "Auftrag ... Journal drucken" erzeugen Sie eine Druckliste der Journalansicht, wobei die Spalten der Ansicht individuell gewählt werden können.
Suchen
Wissen Sie die Nummer eines Wartungsauftrags nicht, können Sie über "Auftrag...> Suchen" danach suchen lassen. Geben Sie dazu in der nachfolgenden Maske die bekannten Kriterien ein, dann erhalten Sie alle passenden Aufträge: Klicken Sie hier den gewünschten an und dann auf "Auswählen", so springt die Journalanzeige auf die entsprechende Position.
Kopieren
Sie erleichtern sich die Arbeit bei Neuanlage von Aufträgen, indem Sie einen vorhandenen (ähnlichen) Wartungsauftrag kopieren. Klicken Sie dazu auf "Auftrag >Kopieren" und geben Sie dazu in der nachfolgenden Maske die neue Auftragsnummer und Kurzbezeichnung ein, dann werden die Daten des kopierten Auftrags in diesen neuen Auftrag mit übernommen. (Beachten Sie bezüglich der neuen Auftragsnummer die Hinweise unter Auftrag neu !)
Löschen
Sie löschen über "Auftrag... > Löschen" den markierten Wartungsauftrag , wenn Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage bestätigen. Achtung ! Beim Löschen werden der Journaleintrag sowie alle anderen Dateien gelöscht, welche sich im zugehörigen Unterverzeichnis befinden (z.B. Messprotokolle, Dokumente u.a.).
Neu
In Abhängigkeit von "Vorgaben > Neuanlage Wartungsauftrag" geben Sie Nummer und Kurzbezeichnung entweder manuell ein oder diese Daten werden aus der gewählten Adresse automatisch gegeriert. Wollen Sie einen neuen Wartungsauftrag anlegen, klicken Sie auf "Auftrag... > Neu" und füllen Sie die nachfolgende Maske aus. Haben Sie ihn angelegt, klicken Sie ihn an und wechseln auf die Registerseite 2: Auftragsdaten, um dort die weiteren Daten zum Auftrag (Adressen, Termine, ...) zu erfassen. Sie können dort auch schon die Positionen für die Rechnung hinterlegen (wenn Sie z.B. einen Pauschalvertrag haben). WICHTIG ! Die Auftragsnummern in der Wartungsverwaltung müssen sich von denen der (Bau-) Auftragsverwaltung unterscheiden. Am sichersten ist es, die Auftragsnummern in der Wartungsverwaltung mit einem W zu beginnen (also z.B. W2011-0023). Eine Kostenverfolgung zu den Wartungsaufträgen ist unter Einbeziehung der Auftragsverwaltung möglich. Dazu legen Sie dort einen Sammelauftrag Wartung an und hinterlegen diese Nummer unter "Vorgaben -> Druck-Einstellungen -> Rechnungen" im Wartungsprogramm. Diese Auftragsnummer wird dann sowohl in alle geschriebenen Rechnungen eingetragen als auch in die Stundenbuchungen zur Wartungsrechnung.
Schriftverkehr
Sie können zu dem markierten Wartungsauftrag den Schriftverkehr über das integrierte Briefprogramm realisieren. Außerdem können Sie damit auch die Meßwerte der Anlage oder andere Informationen speichern.
Restarbeiten
Hinterlegen Sie hier die gewünschten Informationen. Beim Druck von Arbeits-/Serviceaufträgen können Sie auf diesen Text zurückgreifen. Wollen Sie eine Übersicht haben, zu welchen Wartungsaufträgen Restarbeiten vorhanden sind, aktivieren Sie das Markierungskästchen „Restarbeiten und Aktionen"
Auftrag an ZIV-Schnittstelle ausgeben
Die festgelegten Angaben zum Auftrag (s. >Datei >Managementkonsole >Schnittstellen") werden in die entsprechende Datei ausgegeben. Über >Datei >Import/Export >ZIV-Schnittstelle für Messgeräte" geben Sie diese Daten dann zusammen in das Messgerät aus.
Export an externes System
Geben Sie den Auftrag in das Postfach für den Monteur aus, der diesen dann auf sein Notebook zur weiteren Bearbeitung laden kann. (s. >Hilfe >Handbuch Externes System).
Monat auswählen
Wählen Sie einen Monat aus der Aufklappliste aus, erhalten Sie eine Liste der in diesem Monat fälligen Wartungen. Außerdem werden die entsprechenden Aufträge in der Ansicht rot markiert.
Aufbau der Auftragsliste
Neuanlage eines Auftrags
Kopieren eines Auftrags
Suchen eines Auftrags
Löschen eines Auftrags
Drucken des Journals
Schriftverkehr
Restarbeiten
Auftrag an ZIV-Schnittstelle ausgeben
Monat auswählen
Registerseite "Auftragsdaten"
Übersicht
Auf dieser Registerseite befinden sich die einzelnen Angaben zum Wartungsauftrag. Oben sehen Sie noch einmal die Auftragsnummer und -kurzbezeichnung.
Anlage
Im Eingabefeld "Anlage" geben Sie die Anlagenbeschreibung ein. Diese kann auf allen Dokumenten (Benachrichtigung, Arbeitsauftrag, Rechnung) mitgedruckt werden.
Unterbeschreibungen
Entsprechend Voreinstellung unter „Vorgaben > Druck Arbeitsauftrag“ 2 Varianten:
"Standard" Beispiel: in einem Gebäude befinden sich mehrere Aufzüge. Bei jeder Wartung sind an allen Aufzügen die gleichen Arbeiten auszuführen. Dann tragen Sie unter "Anlage" das Objekt ein und unter "Unterbeschreibungen" für jeden Aufzug eine Zeile. Beim Druck des Arbeitsauftrags werden dann den Unterbeschreibungen entsprechend viele Aufträge erzeugt.
"nur als Text" In diesem Fall werden die Zeilen der Unterbeschreibungen als zusätzlicher Text zur Anlagenbeschreibung in EINEM Auftrag gedruckt.
Spez. Text Arbeitsauftr.
Wenn Sie den Arbeitsauftrag drucken, können Sie einen standardmäßig zugewiesenen Text verwenden. Soll bei einzelnen Aufträgen jedoch ein spezieller Text (z.B. Checkliste) ausgegeben werden, dann weisen Sie ihn über die Schaltfläche "Text für Arbeitsauftrag" zu. Der dann erfasste Text wird als Datei ARBAUFTR.RTF zum Wartungsauftrag gespeichert und im Feld "Spezieller Text für den Arbeitsauftrag" signalisiert. Wollen Sie ihn wieder entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche am rechten Rand.
Adressen
In diesem Abschnitt sehen Sie die dem Auftrag zugeordneten Adressen. Diese werden im Programm wie folgt verwendet: Benachrichtigung -> Adresse für Wartungsbenachrichtigung vorgeschlagen Standort -> Adresse für den Arbeits- bzw. Serviceauftrag vorgeschlagen Eigentümer -> Diese Adresse wird als Rechnungsadresse vorgeschlagen Weisen Sie die Adressen zu, indem Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem jeweiligen Adressfeld klicken. Über "OP" bekommen Sie die Offenen Posten aller Adressen angezeigt (sehr sinnvoll vor neuer Terminvereinbarung).
Arbeitszeit
Wenn Sie die Möglichkeit der automatischen Erstellung von Wartungsplänen nutzen wollen, müssen Sie unter "Arbeitszeit / Plan" auf jeden Fall die entsprechende Stundenanzahl hinterlegen. Wenn Sie dann die Rechnung erstellen und dabei auch die Arbeitszeit vom Wartungsnachweis erfassen, wird der entsprechende Wert unter "Arbeitszeit / Ist" saldiert. (Sie können - z.B. am Jahresende - über die Funktion "Drucken" / Journal die eingetragenen Ist-Zeiten wieder löschen.)
Kennzeichen
Sie können jedem Auftrag bis zu 10 Kennzeichen zuordnen. Neben der Verwendung für den Journaldruck können Sie darüber auch die Erstellung der Wartungspläne steuern. Verschlüsseln Sie z.B. im Kennzeichen 1 die Postleitzahl und die Straße und im Kennzeichen 2 den Ort , dann werden die Aufträge zur Minimierung der Fahrtwege bei der Kalendererstellung danach sortiert. Dieser Mechanismus wird besonders unterstützt, indem Sie auf der Registerseite „7: Vorgaben“ die Markierungskästchen "aus PLZ und Straße" und "aus Ort" aktivieren. Diese Kennzeichen werden dann immer beim Zuweisen der Standortadresse entsprechend gesetzt. Sie können weitere Sortierkriterien verwenden. Wollen Sie z.B. zuerst alle Gaswartungen und danach alle Ölwartungen ausführen, setzen Sie z.B. das Kennzeichen 3 entsprechend auf ÖL bzw. GAS. Stellen Sie dann auf der Registerseite „7: Vorgaben“ die Reihenfolge ein, werden erst alle GAS - und danach alle ÖL - Aufträge in den Kalender einsortiert. Innerhalb der beiden Gruppen erfolgt die Sortierung nach Kennzeichen 1 und 2, also die Wegeoptimierung.
Wartungsmonate
Für zyklische Wartungen markieren Sie den Monat, in welchem Sie die entsprechenden Arbeiten ausführen wollen. (Sie können auch mehrere Monate markieren !)
Zyklus
Alternativ geben Sie einen Starttermin und dann die Wiederholung in Monaten vor. Vorgaben für neu angelegte Aufträge finden Sie unter "Vorgaben > Wartungsauftragsdatum als Zyklusbeginn"
Festtermine
Unregelmäßige Wartungsarbeiten hinterlegen Sie hier.
Automatische Info
Wenn nach Durchführung einer Wartung der Monteur einen Hinweis hat, daß bei der nächsten Wartung z.B. ein Teil zu wechseln ist, können Sie das hier hinterlegen. Wenn Sie dazu das Markierungskästchen aktivieren, dann wird dieser Hinweis im Kalender bzw. den entsprechenden Listen (als Gedächtnisstütze) ausgegeben.
Offene Service-Aufträge
Dieser Zähler wird vom Programm um eins erhöht, wenn ein Serviceauftrag gedruckt wird und wieder vermindert, wenn eine Servicerechnung geschrieben wird. Falls Sie einen Serviceauftrag einmal nicht mit dem Programm drucken, können Sie den Inhalt des Zählers selbst setzen, damit Sie die Service-Rechnung nicht vergessen.
Wartungstermine manuell
Hier hinterlegen Sie als freien Text die entsprechenden Informationen.
Anlage und Unterbeschreibungen
Adressen zum Auftrag
Ausführung/Standort
Kennzeichen
Wartungstermine
Automatische Info
Wartungstermine manuell
Benachrichtigung drucken
Arbeitsauftrag drucken
Serviceauftrag drucken
Rechnung
Servicekarte
Text für Arbeitsauftrag
Registerseite "Geschichte und Info"
Geschichte und Info
Das Programm protokolliert alle wichtigen Aktionen im Zusammenhang mit diesem Wartungsauftrag. So haben Sie
immer eine Übersicht über die ausgeführten Aktionen. Sie können in dieses Feld auch selbst beliebige
Eintragungen vornehmen, wenn Sie sich etwas merken wollen (z.B.: "Eingriff ins Gerät: Kunde hatte
den Brenner verstellt.")
Mit der Taste F5 erzeugen Sie einen Zeitstempel am Textende.
Unter "Vorgaben > Weitere Textprotokolle" erzeugen Sie sich individuelle weitere Texte für bestimmte
Informationen.
{{videowmv>0700_Wartung_00/0700-027.mp4}}
Registerseite "Dokumente"
Sie können dem Auftrag beliebige andere Windows- Dateien zuordnen. Legen Sie dazu bei Bedarf das Verzeichnis an. Ausserdem steht die TWAIN- Schnitttstelle zur Verfügung, um Papierdokumente direkt einzuscannen.
Datenblätter
Sie können individuelle Datenblätter entwerfen (>Vorgaben >Datenblatt-Vorlagen)
Einrichtung weiterer (individueller) Textprotokolle
Registerseite "Dokumente"
Dokumentenverwaltung im Auftrag
Dokumente außerhalb des Handwerkerprogramms
Datenblätter
Vordrucke
Registerseite "Wartungskalender"
Bevor Sie damit beginnen, sollten Sie die erforderlichen Einstellungen auf der Registerseite „7: Vorgaben“ vornehmen. Dazu gehört mindestens das Anlegen der Wartungsmonteure. Wollen Sie die automatische Kalender- Erstellung nutzen, müssen Sie auch die Arbeitszeiten und die arbeitsfreien Tage eingeben. Für die Wegeoptimierung ist es erforderlich, daß Sie die entsprechenden Sortierkriterien als Kennzeichen in den einzelnen Wartungsaufträgen erfassen und in den Einstellungen die Rangfolge dazu festlegen. Beispiel:
Sie ziehen auf einer Landkarte Kreise um Ihre Firma und unterteilen diese in Segmente. Diese Segmente numerieren Sie durch und erfassen Sie Segmentnummer des Standortes in jedem Wartungsauftrag als Kennzeichen 1. Außerdem hinterlegen Sie im Kennzeichen 2, ob es sich um eine Gas- oder eine Öl- Anlage handelt. Legen Sie dann unter Sortierung Terminvergabe zuerst Kennzeichen 2 und dann Kennzeichen 1 fest, hat das folgenden Effekt: Beim automatischen Erstellen des Monatsplanes werden erst alle Gasanlagen und danach alle Ölanlagen einsortiert. Innerhalb der Gasanlagen sind die Termine nach den Segmentnummern sortiert, was einen minimalen Fahraufwand für den Monteur zwischen zwei Aufträgen bedeutet. Ebenso sind die Termine der Ölwartung sortiert. Anstelle der Segmente könnten Sie auch die Postleitzahl mit angehängtem Straßennamen und Ort verwenden. Für welche Sortierung Sie sich entscheiden, hängt maßgeblich von den konkreten Bedingungen in Ihrer Firma ab. Die Variante Postleitzahl können Sie auch automatisch herstellen lassen, indem Sie das Markierungskästchen "Kennzeichen 1 aus PLZ und Straße automatisch erzeugen" aktivieren.
Der Wartungskalender ermöglicht eine übersichtliche Darstellung der in jedem Monat anfallenden Wartungstermine: Wählen Sie zuerst das gewünschte Kalenderjahr aus bzw. legen Sie es neu an und danach den Monteur.
Kalender erstellen
Klicken Sie hier, um eine automatische Erstellung anzuweisen. Dabei werden die Termine monteurweise vergeben. Geben Sie den Zeitraum ein, dessen Termine selektiert werden sollen. Geben Sie unter Auswahl der liegengebliebenen Aufträge ein, aus welchem Zeitraum auch die Aufträge eingeplant werden sollen, die fällig gewesen wären, wo aber noch keine Wartungsrechnung erstellt wurde (wo also vermutlich keine Wartung durchgeführt wurde). Durch Aktivierung von Vorzeitige Auftragsbearbeitung bis zu einem halben Wartungsintervall berücksichtigen weisen Sie an, dass ein Auftrag nicht einbezogen wird, wenn er im genannten Zeitraum vor seiner Fälligkeit bereits bearbeitet wurde - d.h. eine Wartungsrechnung erstellt wurde. Markieren Sie diejenigen Monteure, die für die Arbeiten verplant werden sollen. Die Vergabe der Aufträge erfolgt monteurweise, d.h. erst wenn beim ersten Monteur alle Termine vergeben sind, wird der nächste Monteur einbezogen. Wird ein Auftrag entsprechend der Einstellung "liegengebliebene Aufträge" gefunden, erwartet das Programm eine manuelle Bestätigung, dass der Termin im Kalender eingetragen werden soll: Sie sehen dabei, um welchen Auftrag es sich handelt und welche Termine (standardmäßig) dort hinterlegt sind. Sie sehen auch, wann die letzte Wartungsrechnung geschrieben wurde. Entscheiden Sie durch Anklicken der jeweiligen Schaltfläche.
Tourenplan
Hier können Sie zum angezeigten Kalender den Tourenplan für den Monteur drucken. Dieser beinhaltet Tag, Datum und Uhrzeit, die Auftragsnummer sowie die Anlagenbeschreibung und die Adresse und -sofern vorhanden- den Infotext.
Termin löschen
Markieren Sie die zu löschenden Termine und klicken danach auf diese Schaltfläche.
Termin verschieben
Markieren Sie die zu verschiebenden Termine und klicken danach auf diese Schaltfläche. Sie werden pro Termin abgefragt, wohin er verschoben werden soll. Da die Daten mit vorgegeben werden, ist es z.B. relativ einfach, Termine von einem Monteur auf einen anderen zu übertragen.
Benachrichtigung bzw. Arbeitsauftrag
Markieren Sie die zu druckenden Termine und klicken danach auf die entsprechende Schaltfläche.
Rechnung
Markieren Sie den betreffenden Termin und klicken danach auf diese Schaltfläche.
Vorgaben für die Kalenderfunktion
Erstellen eines Monatsplanes
Tourenplan
Benachrichtigung/Arbeitsauftrag/Rechnung
Aufträge über ZIV ausgeben
Anlegen/Löschen eines Kalenderjahres
Registerseite "Drucken"
Sie haben hier die Möglichkeit, die Informationen aus dem Journal in verschiedenem Umfang zu drucken.
Journal drucken.
Geben Sie ein, von.. bis.. zu welcher Auftragsnummer gedruckt werden soll (oder keine Eingaben, wenn alle Aufträge einbezogen werden sollen). Klicken Sie oben den oder die entsprechenden Monate an, wenn Sie einen solchen Auszug wünschen. Wählen Sie den Listentyp aus. Klicken Sie an, ob bei der Druckausgabe die Ist- Zeiten gelöscht werden sollen. Das ist immer am Jahresanfang sinnvoll.
Manuelle Tourenplanung
Wollen Sie nicht den Kalender benutzen, können Sie zur Terminplanung auch eine entsprechende Liste drucken. Klicken Sie dazu oben den gewünschten Monat an und dann auf diese Schaltfläche.
Selektion nach Kennzeichen
Ebenso können Sie eine Liste erstellen, die nach bestimmten Kennzeichen selektiert ist. Wählen Sie dazu die Kennzeichen aus den jeweiligen Aufklapplisten aus.
Statistik
Über diese Schaltfläche erhalten Sie eine Übersicht, wieviel Arbeitszeit Sie in den einzelnen Monaten verplant haben (Vorgabe Planzeit !) sowie die Information, wo diese Vorgaben fehlen.
Nicht abgerechnete Serviceaufträge suchen
Sie erhalten hier eine Übersicht, zu welchen Verträgen ein Service- Auftrag ausgegeben worden ist, zu dem noch keine Rechnung erstellt wurde.
Erzeugen Adressliste für Serienbrief
Journal drucken
Manuelle Tourenplanung und nicht abgerechnete Wartungs- und Serviceaufträge
Selektion nach Kennzeichen und Terminen
Wartungskunden im Adressenstamm markieren
Statistik
Registerseite "Vorgaben"
Monteure
Hier hinterlegen Sie die Vorgaben für die einzelnen Aufklapplisten sowie die Wartungsmonteure und deren Daten, wenn Sie mit dem Wartungskalender arbeiten wollen. Hinterlegen Sie unter Monteure die Wartungsmonteure mit ihrer Kurzbezeichnung.
Monteurdaten
Geben Sie unter Monteurdaten hier zu jedem Monteur seinen vollen Namen und seine Tagesarbeitszeiten ein.
Arbeitsfreie Tage
Hinterlegen Sie hier die arbeitsfreien Tage für die Monteure. Allgemeine Feiertage können Sie über den "Sondermonteur" ALLE hinterlegen. Dessen freie Tage gelten für alle Monteure.
Sortierung Terminvergabe
Legen Sie hier die Reihenfolge fest, nach der die Wartungstermine entsprechend den Kennzeichen sortiert werden sollen. Wählen Sie dazu entsprechend aus der Aufklappliste aus. Soll das Kennzeichen 1 für eine Wegeoptimierung immer die Postleitzahl und die Straße der Standortadresse erhalten, erledigt das Programm dies automatisch, wenn Sie das Markierungskästchen aktivieren. Gibt es in Ihrem Einzugsgebiet Großgemeinden, deren Orte gleiche Postleitzahlen und Straßennamen haben, aktivieren Sie auch Ort.
Kennzeichen 1..10
Geben Sie die Inhalte der Kennzeichen (zur Auswahl aus den Aufklapplisten) hier vor.
Weitere Textprotokolle
Wollen Sie zusätzlich zum (automatisch geführten) Protokoll Geschichte weitere benutzen, legen Sie deren Namen (=Dateinamen) fest. Sind hier Eintragungen vorhanden, können Sie die entsprechenden Dateien auf der Registerseite "Geschichte und Info" öffnen und bearbeiten.
Druckeinstellung Benachrichtigung
Hinterlegen Sie hier die Vorgaben, die zum Druck der Benachrichtigungen benötigt werden. Wählen Sie dazu das Druckmedium (Postkarte oder A4) aus. • Druck auf Postkarten Weisen Sie die Texte für die Vorder-und Rückseite der Postkarte sowie die entsprechenden Formulare zu . • Druck auf A4-Seiten Wählen Sie die Formulare aus und geben Sie die Belegbezeichnung ein. Unter Brieftext weisen Sie den Text (mit den Platzhaltern) zu, welcher in den Druckbereich der Formulare ausgegeben werden soll. Als Nachtexte könnten Sie beispielsweise ein Rückantwortschreiben beilegen, mit dem der Kunde sein Einverständnis mit dem vorgeschlagenen Termin oder Änderungswünsche übermitteln kann. Arbeiten Sie mit Kundenindividuellen Preisen, dann können Sie diese Preisliste mitdrucken lassen. Je nach Wunsch kann das fortlaufend oder mit einem Seitenwechsel zwischen den Aufträgen erfolgen. Wählen Sie in diesem Fall auch aus, von welcher der zugewiesenen Adressen die Kundenpreisliste verwendet werden soll.
Druckeinstellung Arbeitsauftrag
Legen Sie hier die Formulare und die Belegbezeichnung für die Wartungsaufträge für den Monteur fest. Unter Brieftext weisen Sie den Text (mit den Platzhaltern) zu, welcher in den Druckbereich der Formulare ausgegeben werden soll. Als Nachtexte könnten Sie beispielsweise Vorlagen für die Abrechnung zusätzlicher Leistungen anfügen.
Druckeinstellung Serviceauftrag
Legen Sie hier die Formulare und die Belegbezeichnung für die Serviceaufträge für den Monteur fest. Unter Brieftext weisen Sie den Text (mit den Platzhaltern) zu, welcher in den Druckbereich der Formulare ausgegeben werden soll. Als Nachtexte könnten Sie beispielsweise Vorlagen für die Abrechnung anfügen.
Druckeinstellung Rechnung
Legen Sie die Formulare und die Belegbezeichnung fest. Stellen Sie ein, ob in die Wartungsrechnungen im Ausgangsrechnungsjournal eine Erlösgruppe eingetragen werden soll. (Damit könnten Sie über den Rechnungsjournaldruck beispielsweise den Umsatz aus Wartungsarbeiten ermitteln.) Weisen Sie eine Auftragsnummer zu, wenn Sie die Wartungsarbeiten auch ertragsmäßig kontrollieren wollen. Die Ausgangsrechnungen erhalten dann diese Auftragsnummer, sodass sie als Erlöse auf dem genannten Auftragskonto erscheinen. Entsprechend werden auch die Arbeitszeiten (aus der Rechnungserfassung) auf diese Auftragsnummer gebucht.
Datenblatt-Vorlagen
Sie können mit diesem Editor eigene Datenblätter konstruieren, um spezifische Daten zu erfassen. Vergeben Sie dazu einen Namen und ordnen Sie dann die jeweiligen Formularelemente auf der Arbeitsseite an.