DATEV-Schnittstelle

Einrichtung

Voraussetzung für den Datenexport sind folgende Angaben, welche Sie von Ihrem Steuerberater bekommen:

  • Beraternummer der Steuerberaters
  • Mandantennummer
  • Dateiformat (aktuell im Normalfall „CSV 2015“)
  • Gegenkonto für Erlöse 19%
  • ggf. Gegenkonto für Erlöse 0%
  • Gegenkonto §13
  • Gegenkonto Abschlagsrechnung
  • Gegenkonto Schlussrechnung

Falls Zahlungsbuchungen übertragen werden sollen:

  • Gegenkonto Zahlungserlöse
  • Gegenkonto Skonto
  • Gegenkonto Gewährleistung
  • Gegenkonto Sonstiges

Auswahl Datenfelder:

  • Soll KOST1 übertragen werden?
  • Soll KOST2 übertragen werden?
  • Soll Belegfeld2 (=Rechnungsdatum) übertragen werden?

Was soll ggf als KOST2 übertragen werden?

  • nichts
  • Fälligkeitsdatum
  • Belegbezeichnung
  • Auftragsnummer

Aus welchen Daten soll der Buchungstext erzeugt werden?

  • Name1
  • Name2
  • Name3
  • Name4
  • Straße
  • PLZ
  • Ort
  • Belegbezeichnung
  • Adressnummer
  • Kurzbetreff der Rechnung

Sollen die Kontenbeschriftungen exportiert werden?

Sollen die Dokumente (Rechnungen als PDF) exportiert werden?

Hat der Steuerberater schon für Sie gearbeitet, dann hat er den Kunden mit Ausgangsrechnungen bereits Debitornummern zugewiesen.

Sollen Sie dieselben Nummern verwenden, muss er diese auflisten und Sie müssen sie im Adressenstamm zu den betreffenden Kunden erfassen.

Anderenfalls kann das Programm auch bei Erstverwendung einer Adresse eine Debitornummer automatisch zuweisen. Erfragen Sie dazu die erste zu verwendende Debitornummer.

Anwendung

Die DATEV- Schnittstelle ermöglicht die Übertragung von Buchungen aus dem Ausgangsrechnungsjournal an externe Benutzer.

Dieses Programm exportiert die gewählten Rechnungsjournal-Sätze in ASCII-Buchungssätze. Diese werden dann durch das (von der DATEV gelieferte) Programm DAMO32.EXE in das DATEV- Inputformat konvertiert.

Alle dafür erforderlichen Aktionen werden durch dieses Programm veranlaßt.

Übernommene Rechnungen markieren Stellen Sie ein, ob die übernommenen Rechnungen markiert werden sollen und ob alle oder nur die noch nicht markierten Rechnungen übertragen werden sollen.

von..bis.. Rechnungsnummer Stellen Sie bei Bedarf ein, von welcher bis zu welcher Rechnungsnummer ausgegeben werden soll. Über die Schaltfläche können Sie dazu auch das Rechnungsjournal aufrufen.

Maske für Rechnungsnr. Geben Sie mittels der Zeichen „-“ und „X“ ein, welche Stellen aus Ihrer Rechnungs-Nummer übertragen werden sollen. Damit ist es möglich, nicht DATEV- gerechte Rechnungsnummern anzupassen. Es können max. 12 Zeichen und NUR ZIFFERN übertragen werden !

Beispiel:

Ihre Rechnungsnummern lauten R2001-0234 dann ist die zugehörige Maske -XXXX-XXXX

Gegenkonto R-Erlöse Geben Sie die für die verschiedenen Umsatzsteuersätze zutreffenden Gegenkonten ein. Pro Zeile erfassen Sie dazu den Umsatzsteuersatz, danach ein Gleichheitszeichen und daran anschließend die Kontonummer.

MwSt. mit separaten Buchungssätzen ausgeben Es gibt Programme, die die eingelesenen Buchungssätze nicht selbst in Erlös und Mehrwertsteuer zerlegen können (d.h. sie haben keine sog. „Automatikkonten“). In diesem Fall kann die Schnittstelle die beiden Beträge pro Rechnung mit eigenen Buchungssätzen übertragen.

Zielverzeichnis für Ausgabedateien Legen Sie das Verzeichnis fest, in welches die Schnittstellendatei ausgegeben werden soll.

Beraternummer des Steuerberaters und Mandanten-Nummer Geben Sie hier die DATEV- spezifischen Angaben ein.

Wirtschaftsjahr und Abrechnungszeitraum Geben Sie die geforderten Zeiträume ein.

Neben den Rechnungsbuchungen können Sie auch die gebuchten Zahlungen übertragen. Nehmen Sie dazu folgende Eingaben vor:

Buchungen ausgeben Aktivieren Sie dieses Markierungskästchen.

Gegenkonten Tragen Sie die für die einzelnen Buchungsteile erforderlichen Gegenkonten ein.

Haben Sie alles eingestellt, klicken Sie auf Übernahme starten, um die Ausgabedatei zu erzeugen.

Dabei wird im Bereich Übernahmeprotokoll das Protokoll des DATEVKonvertierungsprogrammes ausgegeben, welchem Sie Hinweise zu den übertragenen Daten entnehmen können.

DATEV-INI-Dateien drucken Die Arbeit des DATEV- Konvertierungsprogrammes wird über INI- Dateien gesteuert. Den Inhalt dieser Dateien können Sie hier ausdrucken, wenn es Probleme gibt, um die Fehlersuche zu erleichtern.

Protokoll drucken Über diese Schaltfläche können Sie das Übernahmeprotokoll auf Drucker ausgeben.

Schnittstellendatei drucken Hierüber können Sie die erzeugte Schnittstellendatei (von DAMO32.EXE) ausdrucken. (Wird nur zu Fehleruntersuchungen benötigt.)