Handwerker Software Onlinehilfe

Nach Vorgabe in der Managementkonsole/Formulardrucker > Dokument in Postausgangsbuch speichern > auch speichern, wenn nicht gedruckt wird jedes Dokument als PDF im Postausgang gespeichert, auch wenn es nicht gedruckt/gesendet wurde.

In der Managementkonsole > Formulardrucker stellen Sie ein, dass alle Druckausgaben des Formulardruckers als PDF-Datei in ein vorzugebendes Verzeichnis kopiert werden sollen. Zusätzlich zur PDF kann auch eine Beschreibungsdatei mit den Kopfdaten des Dokuments zur Verschlagwortung erzeugt werden.

Voraussetzung dafür ist, dass Sie das Modul „PDF-Erzeugung“ gekauft haben.

In einzelnen Fällen kommt es vor, dass der Versand von PDF-Dateien über Outlook nicht funktioniert. Öffnen Sie >Datei >Managementkonsole > Textvorgaben. Wählen Sie unter Einstellungen E-Mail-Versand die Option Outlook. Klicken Sie auf Speichern.

Haben Sie in der Anzeige-Einstellung Ihre PC Textvergrößerung gewählt, dann stellen Sie in der Managementkonsole > Formulardrucker > Windows-Textvergrößerung den gewählten Prozentwert (z.B. 125) ein.

In der Managementkonsole > Formulardrucker können Sie einstellen, dass als Ausgabeziel für PDF- Dateien (abweichend vom bisherigen Dokumentenverzeichnis) ein eigenes Verzeichnis vorgeschlagen werden soll.

Wenn es (z.B. für den doppelseitigen Druck) erforderlich ist, dass eine bestimmte Seite auf der Vorderseite des Blattes gedruckt werden soll, dann hinterlegen Sie im Formular in Zeile 1 den Befehl $Vorderseite$. In diesem Fall wird, sollte aktuell eine gerade Seitennummer vorliegen, eine Leerseite ausgegeben, um auf eine ungerade Seitennummer und damit auf eine Vorderseite zu kommen.

Über die Schaltfläche Briefumschlag wird die Adresse des Dokuments auf ein neues Formular Briefumschlag gedruckt.

Voraussetzungen:

1. das Formular müssen Sie mit dem Formulargenerator anlegen
2. die Einstellungen für den Druck hinterlegen Sie unter >Stammdaten >Adressenstamm >Registerseite „Etiketten drucken“ > Umschlag drucken .

Lesen Sie dazu auch den Newsletter zum Adressenstamm!

Unter >Managementkonsole > Formulardrucker können Sie einstellen, ob der Barcode-Druck eindimensional (bisherige Variante) oder zweidimensional erfolgen soll. Mit letzterer Variante können Sie die von der GC-Gruppe zu ihren Preislisten verwendeten Barcode-Lesestifte auch für eigene Zwecke benutzen.

Sie können die Druckvariable $Betreff$ jetzt auch in der Betreffzeile der E-Mail verwenden. Mehrzeiliger Text wird dabei zu einer Zeile verdichtet.

• Setzen Sie FritzFax ein, dann erleichtern Sie sich die Verwendung, indem Sie unter Datei > Managementkonsole > Formulardrucker > Faxen mit „FRITZ“ den entsprechenden Drucker zuweisen. Die Werte für „Schlüssel“ und „Name“ lassen Sie unverändert !
• Versenden Sie Dokumente per Mail, führen Sie das über die entsprechenden Schaltflächen direkt aus. Soll der dafür erzeugte PDF-Dateiname automatisch verwendet werden (ohne Rückfrage!), dann deaktivieren Sie unter Datei > Managementkosnole > Einstellungen für E-Mail-Versand die Markierung PDF-Dateiname manuell eingeben.

Soll nur eine Unterschrift verwendet werden, ist die entsprechende Datei wie bisher in der Managementkonsole > Formulardrucker zuzuweisen.

Sollen weitere Unterschriften verwendet werden, sind diese in den einzelnen Benutzerverzeichnissen zu hinterlegen. Dabei ist das Dateinamensformat UNTERSCHRIFT_nnnnn.ttt zu verwenden (nnnn.. beliebig, ttt.. JPG, BMP).

Über die unten links befindliche Schaltfläche können Sie im fertigen Dokument die Formulare wechseln.

Beispielsweise drucken Sie Rechnungen auf Firmenpapier, wollen diese dann aber zusätzlich per Mail versenden. Wechseln Sie hierzu die Formulare von „.. auf Vordruck“ in „.. auf Briefbogen“, ohne das Dokument neu zu erzeugen.

Aktivieren Sie in der Managementkonsole > Formulardrucker die Markierung Rahmen um Bilder drucken, dann werden diese beim Angebotsdruck mit einem Rahmen versehen.

Sollten Sie in der Druckansicht kleine Fehler (z.B. Tippfehler) feststellen, können Sie diese hier direkt bearbeiten.

• Klicken Sie dazu doppelt in die Statuszeile der Druckansicht.
• Es öffnet sich die Maske mit dem Druckimage.
• Die Ansicht ist links um die Anzeige der Textteile der Druckausgabe erweitert.
• Um so ein Textteil zu bearbeiten, klicken Sie hier doppelt auf die entsprechende Zeile. Bearbeiten Sie den Text und beenden Sie mit Fertig.

Diese Änderung wird aber nur in der Druckdatei ausgeführt, nicht im Ursprungsdokument (z.B. dem Langtext der Angebotsposition) !!

Ändern Sie keine Zahlenangaben in Positionen - die Änderung bewirkt kein Neuberechnen des Dokuments !!

Die bisherige Möglichkeit, dieselbe Druckausgabe mit einer anderen Adresse zu erzeugen, wurde erweitert.

Über Serienversand erstellen Sie eine Liste von Adressen, an welche dieses Dokument geschickt werden soll. Dies können Kunden-, Lieferanten- oder manuell erfasste Adressen sein. Hinterlegen Sie diese ggf. mit Faxnummer und E-Mail-Adresse.

Haben Sie eine Empfängerliste zusammengestellt, welche Sie öfters benötigen (z.B. zur Abfrage von Preisen bei Ihren Lieferanten), speichern Sie sie unter Adressliste speichern und lesen Sie später über Adressliste laden wieder ein.

Bestätigen Sie die Maske mit OK, dann wird das Dokument nacheinander einzeln für die hinterlegten Adressen erzeugt, welche unter Drucken mit JA markiert sind; d.h. Sie können im konkreten Fall aus einer umfangreichen Adressliste auch einzelne Empfänger auswählen.

Im Dokument wird nur das Feld „Empfängeradresse“ ausgetauscht; die Faxnummer und die E-Mail-Adresse werden im Formulardrucker angezeigt. Sie sollten im Dokument deshalb auf spezifische Druckparameter wie z.B. die Anrede aus dem Adressenstamm verzichten und durch eine allgemeine Anrede („Sehr geehrte Damen und Herren“) ersetzen. Dasselbe gilt für Kundennummern, Debitornummern usw.

Diese Funktion steht nur im „schnellen Formulardrucker“ zur Verfügung.

Mit der Druckvariablen $Betreff$ fügen Sie den Betrefftext des zu sendenden Dokuments in den Text der E-Mail ein. Hinterlegen Sie diese Vorgabe unter Managementkonsole > Textvorgaben > Einstellungen E-Mail-Versand

Sie können auf einem Formular Felder anlegegen, deren Inhalt beim Druck vom Bediener abgefragt wird. Einen Standardtext für die Anforderung geben Sie dabei zur Verringerung des Schreibaufwands vor. Mögliche Varianten für diese Formularvariablen:

• Als Element auf dem Formular:

%Manuell%=eingabetext

• Als Teile eines Standard-Formularelements:

%%Manuell=beliebiger Text%%
%%Manuell=$NameLang$%%  (oder andere direkte Formularelemente)
%%Manuell=Datum%%

Verwenden Sie beide Druckprogramme wechselseitig, dann stellen Sie in der Managementkonsole > Formulardrucker über die Layoutkorrektur die entsprechenden Verschiebewerte ein.

Vorgehensweise:

1. Erstellen Sie ein Formular, auf dem Sie oben links einen kleinen Rahmen drucken (links/oben/rechts/unten = 10/10/20/20).
2. Drucken Sie z.B. mit dem Briefprogramm dieses Formular aus - einmal mit dem langsamen und einmal mit dem schnellen Formulardrucker.
3. Messen Sie den Abstand des Rahmens vom linken und oberen Rand des Blattes vom schnellen Formulardrucker (Werte x1 bzw. y1).
4. Messen Sie den Abstand des Rahmens vom linken und oberen Rand des Blattes vom langsamen Formulardrucker (Werte x2 bzw. y2).
5. Tragen Sie unter Layoutkorrektur für X den Wert (x1-x2) ein, für Y den Wert (y1-y2). (Normalerweise sind das negative Zahlen!)
6. Drucken Sie noch einmal die Seiten entspr. Punkt 2. und überprüfen Sie das Ergebnis.

Sie können das Seiten-Layout von Angeboten und Rechnungen jetzt bearbeiten, ohne das Originaldokument aufzurufen und zu verändern. Neben der Einstellung zur Seitenansicht befindet sich das Symbol .

Klicken Sie dieses an, dann bekommen Sie eine Liste der einzelnen Positionsnummern. Klicken Sie nun eine Positionsnummer an und dann auf OK, wird vor dieser Positionsnummer ein Seitenvorschub eingefügt. So können Sie ungünstige Seitentrennungen von Positionen leicht bearbeiten.

Arbeiten Sie in der Positionsbearbeitung mit der paralellen Druckvorschau, dann kann es sinnvoll sein, diese auf dem zweiten Monitor zu platzieren. Da alle Programmmasken standardmäßig auf den Monitor 1 skaliert werden, können Sie das für diesen Fall abschalten: Öffnen Sie Datei >Managementkonsole >Formulardrucker und aktivieren Sie die Markierung Unterdrücken des Auto-Positionierens auf Monitor 1.

Um die Maske nun auf dem 2. Monitor zu fixieren, öffnen Sie ein Dokument und verschieben Sie die Druckvorschau auf den 2. Monitor.

Beenden Sie nun zuerst die Druckvorschau und danach das Dokument.

Ist bei Bearbeitung der Positionen die parallele Druckvorschau aktiviert, dann wird diese automatisch mit der Positionsbearbeitung geschlossen.