Newsletter Adressenstamm

15.06.2022 Anbindung Google My Maps

Über die Registerseite Adressliste drucken können eine Adressliste exportieren. Stellen Sie dazu die gewünschten Filter ein und klicken Sie auf GoogleMyMaps.

Ein Video zur Anwendung finden Sie hier:

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15.09.2021 Merkmal "Datenschutzerklärung"

Mit dieser Markierung können Sie hinterlegen, ob ein Kunde Ihre Datenschutzerklärung akzeptiert hat.

Ist diese Markierung nicht aktiviert und Sie übernehmen die Adresse in ein Angebot usw., dann erhalten Sie einen Hinweis.

Wollen Sie diesen Hinweis nicht bekommen, können Sie das in der Managementkonsole > Adressenstamm auf der rechten Seite ganz unten abschalten.

12.05.2021 Export von Adressen und Kontakten an Outlook

Der Ablauf wird in folgendem Video gezeigt:

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11.07.2018 Erweiterung Kunden-Info

Über die Schaltfläche Eingangsrechnungen werden alle Dokumente angezeigt, die in Kleinaufträgen, Projekten und Wartungsaufträgen als Kosten zugewiesen sind (d.h. beim Buchen der Eingangsrechnungen werden diese Auftragsnummern als Kostenträger zugewiesen).

04.06.2018 Erweiterung Kunden-Info

Über die Schaltfläche Alle Dokumente werden alle Dokumente angezeigt, die zur Adresse und allen Vorgängen zu dieser Adresse (Angebote, Kleinaufträge, …) gespeichert sind. Sofern es sich um Standardtypen handelt, können diese durch Doppelklick sofort geöffnet werden.

09.08.2017 Export Kontakte an Anrufmonitor

Über rechte Maustaste auf die Adressübersicht und Kontakte exportieren können Sie die Kontakte aller Adressen in die Datenbank des Anrufmonitors übertragen. Voraussetzung ist eine normgerechte Hinterlegung mit Vorwahl.

Beginnt die Telefonnummer mit „+49“, wird dieses durch eine Null ersetzt.

Haben Sie Telefonnummern aus dem eigenen Ort ohne Vorwahl hinterlegt, können Sie diese über Fehlende Vorwahl ergänzen mit vor alle Telefonnummern setzen, welche als erstes Zeichen keine Null haben.

Durch Export an Anrufmonitor übertragen Sie die Daten aus der Tabelle in dessen Datenbank. Bereits vorhandene (also nicht übertragene) Rufnummern werden protokolliert.

28.02.2017 Änderung Telefon-Wählverfahren

Bei Wählen der Rufnummer über die Windows-Wählhilfe wird der unter >Datei >Einstellungen >Benutzervorgaben hinterlegte Wählpräfix für die Amtsholung vor der Rufnummer ausgegeben.

03.02.2013 Neue Editorfunktion

Mit Auto-Editor > Setzen Stundensatz können Sie in allen Adressen, welche einen eigenen Stundensatz haben, diesen durch einen neuen Wert ersetzen.

13.12.2016 Filter Kundeninfo

Zu jeder Adressen können Sie unter Zusatzinformationen hinterlegen, dass Angebote, Rechnungen, Kleinaufträge, Projekte, Wartungen und Briefe erst ab dem festgelegten Datum angezeigt werden. Damit können Sie ältere Dokumente ausblenden.

25.11.2016 Adressendruck auf Etikettendrucker

Adressen und Liegenschaften werden auch auf Etikettendrucker (z.B. Dymo LabelWriter 450) ausgegeben.

Einstellung: auf der Registerseite Etiketten drucken finden Sie die Schaltfläche Etikettendrucker einstellen. Nehmen Sie dort die Einstellungen für den Etikettendrucker vor. (Es sind dieselben Einstellungen, wie sie auch in der Lagerverwaltung verwendet werden.)

Etikettendruck: wählen Sie im Adressenstamm bzw. den Liegenschaften die gewünschte Adresse und klicken Sie mit rechter Maustaste und dann Adresse auf Etikett drucken.

27.10.2016 Kundeninfo

Über die Markierung im Kopf der Maske stellen Sie ein, ob offene Rechnungen rot angezeigt werden sollen oder nicht.

22.08.2016 Neue Programmfunktion

Über Neuer Vorgang legen Sie zur markierten Adresse sofort ein Angebot, einen Kleinauftrag oder ein Projekt an.

19.07.2016 Rechnungsversand per E-Mail

Auf der Registerseite Zusatzinformationen hinterlegen Sie eine geprüfte E-Mailadresse , an welche Sie Rechnungen für diesen Kunden per E-Mail/PDF schicken können. In diesem Fall erscheint im Formulardrucker eine spezielle Schaltfläche für den Versand der Rechnung.

Voreinstellungen: unter Managementkonsole > Textvorgaben hinterlegen Sie einen speziellen Betreff und Mailtext für den Rechnungsversand.

HINWEIS: für diese Information wurde ein früheres Datenbankfeld (E-Mail) verwendet, in welchem noch die alten Inhalte gespeichert sind. Zur Inbetriebnahme dieser neuen Funktion öffnen Sie nach dem Update bitte die Registerseite Auto-Editor und führen einmalig (!!!) den Befehl Löschen Rechnungs-Mailadressen aus.

05.11.2015 Anbindung Google-Maps

Über rechte Maustaste in der Adressübersicht können Sie die aktuelle Adresse bei Google-Maps anzeigen lassen.

07.05.2015 OP-Liste

Die über OP erzeugte Offene-Posten-Liste kann nun auch gedruckt werden.

08.12.2014 Erweiterung Umsatzanalyse

Die Suchfunktion wurde auf das Feld „Dokument“ ausgeweitet.

05.12.2014 Analyse Rechnungsjournal bei Kundeninfo abschaltbar

Das automatische Durchsuchen des Ausgangsrechnungsjournal können Sie unter

Datei > Managementkonsole > Adressenstamm > Kundeninformationssystem

deaktivieren. Bei Bedarf kann diese Auswertung im Kundeninformationssystem über Rechnungen laden nachgeordert werden.

25.11.2014 Druck Umschlag/Postkarte

Die Funktion zum Drucken Umschlag wurde erweitert.

Formulargesteuert können Sie nun auch Postkarten bedrucken.

Die Einstellungen im Einzelnen:

Druck Briefumschlag

Wählen Sie das Format A4 und Ausrichtung entsprechend Formular (s. Newsletter vom 22.11.2013).

Druck Postkarte

  • Wählen Sie Sonderformat.
  • Wählen Sie Ausrichtung „Hoch“
  • Stellen Sie unter Größe die Abmessungen ein (Postkarte: Höhe=125 Breite=176)
  • Unter Anschrift und Texte linker Bereich stellt das Programm die Adressdaten ein (diese können Sie bei Bedarf vor dem Druck bearbeiten)
  • Unter Texte rechter Bereich können Sie weitere Zeilen hinterlegen und mittels den links davon stehenden Druckvariablen auf dem Formular anordnen (z.B. Absender auf der Postkarte)
  • Unter Druckbereich können Sie weiteren Text auf der Postkarte drucken.

Als Beispiel seien hier die Formulardaten für die Postkarten Postkarte Sigel Ph 610 genannt:

(links, oben, rechts, unten, Inhalt)
22,10,82,14,$BP01$
22,18,82,22,$BP02$
22,26,82,30,$BP03$
22,34,82,38,$BP04$
22,55,52,59,=Kunden-Nr.:
54,55,82,59,$KundenNummer$
22,64,81,94,$Druckbereich$
92,50,151,54,$Name1$
92,59,151,63,$Name2$
92,68,151,72,$Straße$
92,85,105,89,$PLZ$
107,85,151,89,$Ort$

Für Profis: das Formular als Textzeile in der Datei FORMULAR.DAT:

Postkarte,5,8,65,12,$BP01$,5,16,65,20,$BP02$,5,24,65,28,$BP03$,80,55,140,85,$AdresseLang$,5,40,35,44,=Kunden-Nr.:,37,40,65,44,$KundenNummer$,5,55,70,85,$Druckbereich$

10.10.2014 Druck Kontaktliste

Über die Schaltfläche mit dem Druckersymbol drucken Sie die Kontaktliste zur angewählten Adresse.

08.10.2014 Erweiterungen

Suchen

Die Schnellsuche in der Kurzanschrift durchsucht jetzt auch die Anschriften der Liegenschaften. Diese werden in der Ergebnismaske separat angezeigt.

Liegenschaften

Auf der Registerseite Liegenschaften finden Sie die neue Schaltfläche „I“. Darüber können Sie die entsprechenden Dokumente zur ausgewählten Liegenschaft analog zur Kundeninfo der Adressen anzeigen.

HINWEIS: die Suche nach Rechnungen zu einer Liegenschaft liefert erst Ergebnisse für die Rechnungen, die nach Installation dieses Updates geschrieben wurden.

Kunden-Informationssystem

Diese Seite wurde komplett überarbeitet. Zusätzlich zu den gewünschten Vorgängen (Angebote, Kleinaufträge usw.) werden auch die zugehörigen Rechnungen und weiteren Anschriften dazu angezeigt. Nicht bezahlte Rechnungen werden rot markiert; Angebote und Kleinaufträge, zu denen noch keine Rechnung geschrieben wurde, sind gelb markiert.

Um die Anzeige in den einzelnen Tabellen optimal zu gestalten, stellen Sie die gewünschten Spaltenbreiten ein und klicken dann unten rechts auf Einstellungen speichern. In verschiedenen Spalten wird der Inhalt auch mehrzeilig ausgegeben. Damit sie diesen Text lesen können, ändern Sie entweder die Höhe der Zeile in der ersten Spalte manuell mit der Maus oder sie benutzen den Schieber unten links Zeilenhöhe im Gitter.

In der Anzeige Briefe sehen Sie in der Spalte Brieftext den Inhalt der einzelnen Briefe, wenn Sie die Zeilenhöhe entsprechend verstellen.

22.11.2013 Druck Adresse auf Briefumschlag

Über die Schaltfläche Umschlag drucken auf der Registerseite Etiketten drucken wird die ausgewählte Adresse auf ein Formular „Briefumschlag“ gedruckt.

Dazu müssen Sie das Formular mit dem Formulargenerator anlegen.

Wählen Sie dann in der Maske [0207-17] das Formular aus und stellen Sie die Ausrichtung ein (letzteres hängt vom verwendeten Drucker ab). Das Formular muss dementsprechend hinterlegt werden.

Für den Druck im Hochformat (Sie legen den Briefumschlag mit der breiten Seite nach vorn in den Drucker ein) genügt ein Formular mit dem Feld für die Adresse: links/oben/rechts/unten/Inhalt = 22/64/122/114/$AdresseLang$ .

Für den Druck im Querformat (Sie legen den Briefumschlag mit der schmalen Seite nach vorn in den Drucker ein) genügt ein Formular mit dem Feld für die Adresse: links/oben/rechts/unten/Inhalt = 80/100/190/150/$AdresseLang$ .

Natürlich können Sie über den Formulargenerator weitere Daten auf den Umschlag drucken (Ihren Absender, Logo usw.).

Sie können die Anschrift noch bearbeiten, bevor sie in den Formulardrucker ausgegeben wird.

Etikettendruck

Auch auf Einzeletiketten kann nun eine Absenderzeile gedruckt werden. Geben Sie diese im Feld über den Etikettendaten ein und legen Sie fest, ob diese Zeile unterstrichen werden soll.

Erweiterung Adressenexport

In der Managementkonsole > Adressenstamm können Sie unter Anwenderspezifische Exportfunktion festlegen, welche Felder aus der Adresse bzw. dem ersten Kontakt in die Windows-Zwischenablage ausgegeben werden sollen. Die Ausgabe selbst erfolgt im Adressenstamm durch Rechtsklick und Anwenderspezifischer Export. Diese Einstellung ist benutzergebunden.

Erweiterung Umsatzanalyse

Sie können in der Ergebnisliste nach einem Begriff im Text und in der Artikelnummer filtern. Geben Sie dazu den Suchbegriff ein und klicken auf Suchen. Die Suche kann beliebig oft erfolgen. Die Suche ohne Suchbegriff zeigt wieder die gesamte Ergebnisliste an.

Erweiterung Kunden-Info

Über die Schaltfläche Liste drucken geben Sie die Suchergebnisse in den Tabellendrucker aus.

Neue Registerseite "Auto-Editor"

Auf dieser Registerseite werden künftig Service-Funktionen untergebracht, mit welchen der Adressenstamm insgesamt bearbeitet werden kann. Mit der jetzt vorhandenen Funktion Kennzeichen exportieren/importieren können Sie die Inhalte von Kennzeichenfeldern übertragen und/oder zusammenfassen:

  1. Wählen Sie oben das zu lesende Kennzeichen aus und klicken Sie auf Exportieren: das Ergebnis erscheint in untenstehender Liste.
  2. Wählen Sie ggf. nacheinander weitere Kennzeichen aus und exportieren Sie diese: die Ergebnisse werden jeweils zur Liste hinzugefügt.
  3. Wählen Sie nun unten das Zielkennzeichen aus und klicken Sie auf Importieren: die Kennzeichen aus der Liste werden in das gewählte Feld übertragen. Sollte in der Liste ein Kennzeichen mehrfach belegt sein, wird natürlich nur der letzte Eintrag übernommen.

Sie können mit dieser Funktion auch Kennzeichen aus eine Datensicherung des Adressenstammes wiederherstellen, wenn Sie versehentlich ein Kennzeichen gelöscht haben.

Mittels Liste speichern/Liste laden können auch Kennzeichen zwischen verschiedenen Installationen ausgetauscht werden (z.B. Hauptsystem und Notebook), ohne den gesamten Adressenstamm zu übertragen.

Problem: Text im "Info-Feld" ist zerstört

Aus bisher nicht geklärter Ursache ist manchmal das Info-Feld so verändert, dass jeder Buchstabe auf einer einzelnen Zeile steht. Durch (ggf. mehrmaliges) Drücken von ALT+F5 können Sie das wieder in Ordnung bringen.

Debitor-Nr. für neu angelegte Adressen

Soll bei einer neu angelegten Adresse die Adressnummer gleichzeitig als Debitornummer eingetragen werden, aktivieren Sie unter Managementkonsole > Adressenstamm die Markierung Übernahme von Adressen.

Erweiterung Adressenübernahme in Dokumente

Haben Sie die Adresse über Suchen ermittelt, wird diese bei „Übernehmen“ sofort in das aufrufende Programm übernommen. Wollen Sie jedoch die Adresse erst noch bearbeiten oder anderes vornehmen, aktivieren Sie unter Managementkonsole > Adressenstamm die Markierung Debitor .

Kunden-Info > Auswertungen

Die Anzeige der Rechnungen wurde um die Daten der evtl. gedruckten Mahnungen ergänzt.

Dokumentenverwaltung

Wenn Sie innerhalb des von TurboSHK erzeugten Kundenverzeichnisses eine weitergehende Untergliederung brauchen (z.B. nach FAX, MAIL, …), dann hinterlegen Sie in der Mangementkonsole unter Dokumentenverwaltung die entsprechenden Bezeichnungen.

Kopieren von Liegenschaften

Die Funktion wurde erweitert, sodass jetzt ganze Gruppen von Liegenschaftsadressen kopiert werden können.

Neues Feld "Suchbegriffe"

Auf der Registerseite 2 finden Sie das Feld Suchbegriffe, in welchem Sie maximal 30 Zeichen weiteren Text zur Adresse hinterlegen können, welcher über Suchen zusammen mit der Kurzanschrift durchsucht wird.

Erweiterte Anzeige Kennzeichen

Nach Aktivierung der Markierung Kennzeichen neben Adresse einblenden werden die Kennzeichen der Adresse neben der Adressübersicht eingeblendet. Die Markierung befindet sich in Managementkonsole > Adressenstamm

Anzeige Rechnungen im Kunden-Informations-System

Durch Aktivierung der Markierung Sortierung abwärts werden die Rechnungen in umgekehrter Reihenfolge (die neuesten oben) angezeigt.

Erweiterung Dokumentenverwaltung

Unter Dokumente kann jetzt zwischen der bisherigen Ansicht und einer Explorer-Ansicht ausgewählt werden.

Erweiterung Adressensuche

Die Suche kann auf bestimmte Felder der Adressen eingeschränkt werden (Suchen in ausgewählten Feldern). Die gewünschten Suchfelder aktivieren Sie dann in nebenstehender Liste.

Die neue Suchfunktion kann über die Managementkonsole voreingestellt werden.

Erweiterung Adresspositionierung

Sie ermitteln eine Adresse auch, indem Sie deren Debitornummer in das Eingabefeld unter der Adressnummer schreiben.

Erweiterung Kontaktdaten

Zu jedem Kontakt kann eine weitere E-Mail-Adresse erfasst werden. Die bisherige E-Mail ist als Mail dienstl. bezeichnet, die neue als Mail priv.

Kundenindividuelle Zusatztexte

Auf der Registerseite Gesetzliche Vorgaben / Texte stehen drei Eingabefelder für Textbausteine zur Adresse zur Verfügung.

Die dort erfassten Texte können über die Druckvariablen

%ADRZUSATZTEXT1%
%ADRZUSATZTEXT2%
%ADRZUSATZTEXT3%

im Formulardruck verwendet werden.

Umsortieren von Listen

Über die Kurzschaltfläche U können Sie die Reihenfolge der Kontakte und Liegenschaften ändern, entsprechend die kundenspezifischen Preise über Umsortieren.

Bewegen Sie dazu in der angezeigten Tabelle die Zeilen an die gewünschte Stelle, indem Sie sie mit gedrückter linker Maustaste auf dem grauen Feld links verschieben.

2011

Neues Datenbankfeld "Adresskategorie"

Unter >Datei >Managementkonsole >Adressenstamm geben Sie die gewünschten Adresskategorien vor. Im -Adressenstamm - Registerseite Zusatzinformationen ordnen Sie der markierten Adresse die Kategorie zu.

Wählen Sie unterhalb des Eingabefeldes Gehe zu eine Kategorie aus, werden alle Adressen mit dieser Kategorie herausgefiltert.

Standardvorgabe "Suchfunktion"

Unter >Datei >Managementkonsole >Adressenstamm stellen Sie ein, welche Funktion für das Suchen von Adressen standardmäßig vorgegeben werden soll.

Änderung Datenfeld "Geburtstag"

Das Feld Geburtstag wurde aus dem Basisdatensatz entfernt und steht jetzt pro Kontakt zur Verfügung. Die Geburtstagsliste wird über die untere Schaltfläche rechts neben den Kontakten aufgerufen. Nach Installation des Updates werden beim ersten Start des Adressenstammes die Geburtsdaten aus dem Basisdatensatz in den ersten Kontaktsatz übertragen.

Erweiterte Kunden-Information

  • Ermitteln Sie die Aufträge, in denen das gewählte Angebot verwendet wird.
  • Lassen Sie sich die Historie zum gewählten Angebot, Kleinauftrag, Auftrag anzeigen.

Eigentümeradresse zu einer Liegenschaft

Zu jeder Liegenschaft kann ein Eigentümer hinterlegt und dessen Adresssatz aus der Liegenschaftsmaske heraus geöffnet werden.

Zuweisung einer Eigentümeradresse

  • Gehen Sie zur Eigentümeradresse, klicken Sie diese in der Adressübersicht (oben) mit der rechten Maustaste an und dann auf Adressnummer kopieren
  • Öffnen Sie den zugehörigen Liegenschaftssatz und klicken Sie dort im Feld Eigentümer mit der rechten Maustaste und dann auf Einfügen.

Öffnen der Eigentümeradresse einer Liegenschaft

  • Klicken Sie die Liegenschaftszeile an und dann auf Zu „Eigentümer“

Kunden-Informationssystem

Die Steuerung zum Drucken bzw. Öffnen der gefundenen Vorgänge ist überarbeitet. Zu jedem Dokumentenbereich werden unten die Bearbeitungsmöglichkeiten angezeigt und jede davon kann der Doppelklickfunktion in die Liste zugewiesen werden.

Verknüpfung von Adressen

Es besteht die Möglichkeit, Adressen bezüglich des Kunden-Info-Systems zu verknüpfen. Das kann z.B. der Fall sein, wenn ein Objekt von einer Hausverwaltung zu einer anderen wechselt oder Sie eine Adresse löschen wollen, aber den Zugriff zu den Daten der gelöschten Adresse behalten wollen.

Tragen Sie in diesem Fall bei der aktuellen Adresse auf der Registerseite Zusatzinformationen unter Vorgängeradresse die Nummer der gelöschten bzw. Vorgängeradresse ein. (Über rechte Maustaste in der Adressübersicht (oben) können Sie die Adressnummer in die Windows-Zwischenablage kopieren und dann im Feld Vorgängeradresse über die rechte Maustaste wieder einfügen.) Unter Kundeninfo sehen Sie dann sowohl die Dokumente der aktuellen als auch der Vorgängeradresse. Das gilt für alle Anzeigen außer „Auswertungen“.

Über diese Erweiterung können Sie auch mehrere Adressen zu einer „Kette“ zusammenstellen, indem Sie in der Vorgängeradresse wiederum einen Vorgänger eintragen. Aus Sicherheitsgründen ist die Anzahl der Verkettungen auf 50 beschränkt.

Aktualisierung des Adressenstammes auf den Externen Rechnern

Ist der Adressenstamm sehr groß, können Sie mit der Aktualisierungsfunktion Übertragungsaufwand sparen.

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