TurboSHK Mobile

Voraussetzungen und Start

Der Datenaustausch zwischen der Firma und dem Notebook des Monteurs erfolgt über eine so genannte Dropbox.

Diese ist unabhängig von der Handwerker Software und wird von verschiedenen Anbietern (z.B. Telekom) bereitgestellt. Wählen Sie also einen für Sie geeigneten Anbieter aus und installieren Sie die Dropbox auf den infrage kommenden PC's.

Nachdem Sie die Dropbox auf dem Notebook und dem Firmen- PC installiert haben, erfolgt die Synchronisation der Dropbox- Verzeichnisse zwischen den Rechnern. Ist diese abgeschlossen, befindet sich in der Dropbox ein Verzeichnis TSHK32_KD. Darin ist das Programm TurboSHKMobileStarter.EXE enthalten. Dieses führen sie aus (Doppelklick), um die Mobilsoftware auf dem Notebook zu starten.

Für einen einfacheren Start legen Sie sich eine Verknüpfung mit diesem Programm auf dem Desktop ab.

Funktionsüberssichicht des Kundendienstmoduls

Haben Sie das Programm gestartet, sehen Sie auf der linken Seite die Schaltflächen zur Anwahl der einzelnen Funktionsbereiche.

Aufträge: auf der linken Seite sehen Sie alle Aufträge, welche Ihnen von Ihrer Firma übertragen wurden sowie diejenigen, welche Sie selbst über Hinzufügen angelegt haben. Auf der rechten Seite sehen Sie die von Ihnen als erledigt markierten Aufträge.

Dokumente: Sie haben die Möglichkeit, Dateien unabhängig von Aufträgen mit ihrer Firma auszutauschen.

Auf der linken Seite sehen Sie die Dateien, welche sie von ihrer Firma übertragen bekommen haben.

Auf der rechten Seite fügen Sie über Hinzufügen Dateien zu der Liste hinzu und übertragen sie durch Absenden an die Firma.

Nachrichten: die Firma kann Ihnen eine Textnachricht übermitteln (ähnlich SMS). Diese wird auf der linken Seite angezeigt.

Wollen Sie selbst eine Textnachricht an ihre Firma schicken, schreiben Sie den Text in das rechte Feld und klicken auf Senden.

Adressen: um ihre Arbeit zu organisieren, kann Ihnen die Firma Adressdaten der Kunden zur Verfügung stellen.

Termine: verwaltet die Firma Ihre Kundendiensttermine mit dem Terminplaner in TurboSHK, dann können diese dort exportiert und Ihnen auf das mobile Gerät übermittelt werden.

Es werden die Terminpläne aller Benutzer übertragen und Sie können die anderen Terminpläne auch ansehen, wenn sie zum Beispiel einen Auftrag an einen anderen Monteur weitergeben möchten.

Sie können aber selbst keine Änderungen an den Terminpläne vornehmen. Das müssen sie so realisieren, dass sie einen einzutragenden Termin per Textnachricht an die Firma senden und dieser dort eingetragen wird.

Hilfe: dieser Text als PDF Datei.

Einstellungen: hier hinterlegen Sie verschiedene Vorgaben für die einzelnen Programmteile sowie die Parameter für den Datenaustausch.

Beschreibung der einzelnen Funktionen

Aufträge

Klicken Sie auf der linken Seite einen Auftrag doppelt an, wechselt die Anzeige auf die nächste Datenseite.

Hier sehen bzw. hinterlegen Sie die Rechnungsadresse und gegebenenfalls den davon abweichenden Leistungsort.

Erfassen Sie insbesondere die E-Mail- Adressen, an die dann der bestätigte Auftragszettel geschickt wird. Jeder bestätigte Auftragszettel wird auch an die unter CC- Mail angegebene Adresse geschickt.

Sie können diese Adressfelder auch unter Verwendung der von der Firma übermittelten Adressdatenbank bearbeiten.

Wechseln Sie auf die Ansicht Adressen und wählen Sie die gewünschte Adresse aus. Klicken Sie auf Adresse kopieren.

Gehen Sie nun so Ansicht Aufträge zurück, sehen Sie die einzelnen Felder der gewählten Adresse in der Textbox.

Klicken Sie nun eine der Zeilen aus dem Feld Adresskopie an und ziehen Sie diese per Drag & Drop in die gewünschte Adresszeile unter Rechnungsadresse bzw. Leistungsort.

Sind alle Daten erfasst, klicken Sie auf Weiter.

Links sehen Sie den Auftragstext, welche Ihnen von Ihrer Firma übertragen wurde.

Rechts unten sind der Monteur und der mit dem Kunden vereinbarte Termin zu sehen.

Ihre Arbeitszeit erfassen Sie oben rechts, indem sie die Schaltfläche + anklicken. Geben Sie dort den Monteur, das Datum und Beginn und Ende der Arbeitszeit ein.

Schließen Sie diese Maske mit OK.

Sie können beliebig viele Arbeitszeitpositionen erfassen. Klicken Sie auf Weiter.

Auf dieser Seite erfassen Sie das eingesetzte Material, indem Sie auf die Schaltfläche + klicken.

Mit der darunter befindlichen Schaltfläche mit dem kleinen Buch können Sie die Materialdaten aus einem Katalog entnehmen, welcher Ihnen von Ihrer Firma bereitgestellt wird.

Der Zusatztext wird auf dem Arbeitsnachweis nach den Positionen gedruckt. Dort können Sie beispielsweise festhalten, dass die Arbeiten noch nicht abgeschlossen werden konnten.

Klicken Sie auf Weiter.

Erzeugen Sie eine Vorschau des Arbeitsnachweises und zeigen Sie diese dem Kunden am Bildschirm.

Ist er damit einverstanden, klicken Sie auf Unterschrift und lassen ihn unterschreiben.

Hat er an ihrer Abrechnung etwas auszusetzen, gehen Sie über die Schaltflächen Zurück zur entsprechenden Bildschirmseite und nehmen die gewünschten Änderungen vor.

Klicken Sie danach auf Versand per E-Mail, dann wird dieser Beleg als PDF-Datei an alle hinterlegten E-Mail-Adressen geschickt (Rechnungsemfänger, Leistungsortadresse und CC-Adresse in der Firma).

Bei Bedarf können Sie auch den Arbeitsnachweis mit einem PDF- Anzeigeprogramm öffnen und so vor Ort ausdrucken oder zum Kunden mittels USB-Stick übertragen.

Wird der Versand per E-Mail vom Programm bestätigt (was je nach Datenanbindung Zeit in Anspruch nimmt!!), klicken Sie auf Auftrag speichern.

Die Daten werden in den Auftrag gespeichert und es geht am Anfang mit der Auftragsübersicht weiter.

Ist der Auftrag erledigt, dann klicken Sie ihn an und klicken unten auf Erledigt. Er wechselt nun auf die rechte Seite Erledigte Aufträge.

Haben Sie ihn aus Versehen dorthin geschoben, klicken Sie ihn an und unten auf Unerledigt- er wechselt wieder auf die linke Seite.

Klicken Sie auf Absenden, werden alle erledigten Aufträge an die Firma zurückgeschickt. Ab diesem Zeitpunkt können Sie nicht mehr zurückgeholt werden.

Dokumente

Hier können Sie beliebige Dateien von Ihrer Firma empfangen bzw. an diese senden. Das ist unabhängig von den Aufträgen. Empfangene Dateien öffnen Sie durch Doppelklick auf die entsprechende Zeile. Alternativ können Sie über die kleine Schaltfläche den Windows Explorer mit dem Verzeichnis öffnen, welches die erhaltenen Dateien enthält.

Wollen Sie Dateien an die Firma schicken, fügen Sie diese über die Schaltfläche Hinzufügen der Liste auf der rechten Seite hinzu. Klicken Sie auf Absenden, um die Dateien an die Firma zu schicken.

Anwendung: brauchen Sie dem Beispiel auf der Baustelle einen Montageplan, rufen Sie in der Firma ein und bitten, ihnen die entsprechende Datei zu schicken. Umgekehrt senden Sie zum Beispiel Fotos von der Baustelle an die Firma.

Nachrichten

Erfassen Sie eine Textnachricht an die Firma und klicken Sie auf Senden. So können Sie anstelle eines Anrufs auch den gewünschten Montageplan anfordern.

Textnachrichten von der Firma sehen Sie auf der linken Seite.

Das Programm fragt in bestimmten Zeitabständen in der Dropbox nach, ob Nachrichten oder Dokumente eingegangen sind und zeigt diese automatisch an. Diesen Zeitabstand legen Sie unter Einstellungen auf der Registerseite Datenverbindung selbst fest.

Adressen

Um alle Adressen anzuzeigen, klicken Sie auf Alle anzeigen.

Suchen Sie eine bestimmte Adresse, geben Sie einen Suchbegriff ein und klicken auf Suchen.

Die Suche beenden Sie über Alle anzeigen.

Termine

Verwaltet die Firma Ihre Kundendiensttermine mit dem Terminplaner in TurboSHK, dann können diese dort exportiert und Ihnen auf das mobile Gerät übermittelt werden. Der Export umfasst immer den kompletten Terminplaner.

Durch Auswahl aus der Aufklappliste öffnen Sie die Kalender der einzelnen Mitarbeiter. Die Auswahl ALLE stellt die Termine aller Mitarbeiter in einer Ansicht dar.

Klicken Sie einen Termin an, erscheinen die einzelnen Daten dieses Termins in der Textbox am rechten Rand. Durch Doppelklick werden die Termindaten in einem extra Fenster angezeigt.

Je nach Auswahl der Ansicht unten rechts (Wochenansicht/Tagesansicht) bewegen Sie die Kalender Darstellung tage- bzw. wochenweise vor und zurück bzw. stellen Sie auf den aktuellen Tag ein.

Einstellungen

Registerseite Druckeinstellungen

Wählen Sie aus der Aufklappliste Druckformular die Druckvorlage für den Arbeitsnachweis aus. Dieser muss mit dem Formulargenerator der Handwerkersoftware der Firma erstellt werden.

Pro Position können Sie die unter Drucken angezeigten Felder drucken, indem Sie die zugehörige Markierung aktivieren und dahinter den Beginn der Druckspalte in Millimeter vom linken Rand aus festlegen.

Text für Unterschrift: dieser Text wird auf dem Arbeitsnachweis unmittelbar vor Druck der Unterschrift des Kunden ausgegeben.

Registerseite Vorgaben

Hier hinterlegen Sie verschiedene Vorgaben, welche Ihnen das Ausfüllen der einzelnen Erfassungsmasken erleichtern.

Anfahrtposition: füllen Sie Menge, Einheit, Beschreibung und gegebenenfalls Einzelpreis, Lieferant, Artikelnummer aus. Beenden Sie die Maske mit O.K. Erfassen Sie zum Auftrag die ausgeführten Leistungen, können Sie die Anfahrt in der entsprechenden Maske nur durch Anklicken von Anfahrtposition erfassen.

Textvorgaben für „Eingesetztes Material“: hinterlegen Sie hier oft benötigte Textzeilen, welche sie später in der Erfassungsmaske in den Leistungstext übernehmen.

Textvorgabe für „Arbeitszeit“: dieser Text wird immer vorgegeben, wenn Sie eine Lohnposition erfassen.

Monteure: hinterlegen Sie hier die Namen der Monteure, welche Sie später in der Maske zur Zeiterfassung auswählen können. Soll aufgrund ihrer Arbeitsnachweise auch die Arbeitszeiterfassung in der Firma erfolgen, müssen Sie zu den Monteuren die entsprechende Personalnummer hinterlegen.

Feldtrennzeichen Adressendatei: die Adressdatei, welche Ihnen Ihre Firma bereitstellt, muss im CSV- Format gespeichert sein. Hinterlegen Sie hier das Feldtrennzeichen, welches in dieser Datei verwendet wurde.

Registerseite Druckparameter

Hier sind die Platzhalter für die einzelnen Parameter angegeben, welche für die Erstellung der Druckvorlage mit dem Formulargenerator in der Handwerkersoftware zur Verfügung stehen.

Registerseite Datenverbindung

Auf Aktualisierung prüfen: legen Sie fest, aller wie viel Sekunden das Programm in der Dropbox auf neue Daten prüfen soll.

Mail-Versand: hinterlegen Sie die Texte für den Betreff und die Nachricht der E-Mail, welche mit dem unterschriebenen Arbeitsnachweis als angehängte PDF-Datei verschickt werden.

E-Mail Server/Port usw: geben Sie die Zugangsdaten ihres E-Mail -Accounts ein.