Preisvergleich zur Einkaufsoptimierung bei Bestellungen und LV-Kalkulation

Ziel

Die meisten Handwerker haben mehrere Lieferanten, bei denen Sie gleichartige Artikel kaufen können. Geht es darum, solche Artikel zu bestellen, ist es schon interessant, bei welchem Lieferanten die günstigsten Konditionen bestehen. Dieser Vergleich ist manuell sehr aufwändig und muss eigentlich bei jeder Bestellung neu durchgeführt werden, da sich die Preise sehr häufig ändern.

Diese Programmfunktion soll deshalb zweierlei leisten:

  1. eine allgemeinverständliche Darstellung der verschiedenen Materialien nach sachlichen Gesichtspunkten (damit die immer wieder erneute Eingabe/Suche der Artikelnummer entfällt)
  2. nach Anwahl des gewünschten Artikels eine sofortige Anzeige des Einkaufspreises bei den verschiedenen Lieferanten und von dort die Übernahme in eine Bestellung.
  3. Verwendung dieser Darstellung für eine schnelle Erstellung von Angeboten, weil damit keine Artikelnummern mehr gesucht werden müssen.

Voraussetzungen

Bedingung für o.g. Ziel sind

  1. eine allgemeine (Datenbank-)Struktur für die Darstellung der zu vergleichenden Artikel
  2. die einmalige Zuordnung der konkreten Artikelnummern zu dieser Datenbankstruktur.

Es ist klar, dass das einen gewissen manuellen Aufwand erfordert, welcher sich durch die zu erzielenden Einsparungen im Einkauf jedoch mehr als amortisiert.

Diesen Aufwand muss man aber nicht komplett als Vorarbeit leisten, bevor man anfängt, sondern kann die Datenbank auch nach und nach erweitern.

Aufbau der Datenbank

Die Grundzüge der Programmbedienung werden im folgenden Video gezeigt:

Wie die Struktur der Datenbank sinnvoll aufzubauen ist, sehen Sie im folgenden Video.
Was ist die Alias-Tabelle und wozu ist sie da?

Die Zuordnung der Artikelnummern erfolgt aus den in der Handwerkersoftware gespeicherten DATANORM-Katalogen. Dabei werden zu jedem Artikel der Lieferantenname und die Artikelnummer gespeichert.

Den Lieferantennamen sollten Sie in ausgeschriebener Form verwenden; diesem wird dann der Name des konkreten Katalogs aus der Handwerkersoftware zugewiesen. In der Datenbank wird grundsätzlich der Lieferantenname gespeichert - beim Zugriff wird dieser durch den aktuellen Katalognamen ersetzt. Das hat den Sinn, dass der Preisvergleich auch dann noch funktioniert, wenn Sie vom selben Lieferanten mehrere Kataloge (z.B. jahresweise) gespeichert haben: Sie weisen in der Alias-Tabelle dann einfach den zu verwendenden Katalog zu. Darüberhinaus ist künftig auch eine Übertragung von Datenbankteilen zwischen unterschiedlichen Anwendungen möglich, ohne dass diese den gleichen Katalognamen verwenden müssen.

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So erfolgt die Zuweisung der konkreten Großhändlerartikel zu den Artikeln der Datenbank.

So kann eine sinnvoll aufgebaute Datenbank aussehen (am Beispiel SHK):

Aufbau der Datenbank mit Hilfe von Erkennungstexten

Mit dem Erkennungstext wird das Ziel verfolgt, durch Vorgabe von Suchbegriffen die dafür markierten 
Kataloge zu durchsuchen, um die manuelle Arbeit bei der Artikelzuordnung gering zu halten.
Dieser Erkennungstext kann
- manuell eingegeben werden
- aus einem (rechts) markierten Artikel durch Rechtsklick erzeugt werden
- über "Importieren" aus allen rechts angezeigten Artikeln erzeugt werden
- über rechte Maustaste in Spalte 4 und "UGL-Datei importieren" eingelesen werden. 
(Die Zeilen in Spalte 5 sind dann die Artikelbezeichnungen aus der UGL; anhand des zur UGL-Datei 
ausgewählten Lieferantenkatalogs werden diese auch als Artikelzuordnungen in Spalte 6 abgelegt.)

Beim Import werden die unter **//Einstellungen//** hinterlegten Begriffe entfernt, sodass Sie nicht 
wichtige Worte wie "DN", "mm" usw. von vornherein für den Textvergleich ausschließen.

Durch Doppelklick auf das Feld kann der so erzeugte Text auch manuell weiterbearbeitet werden.
Dabei können Sie weitere nicht wichtige Worte löschen oder durch ein vorangestelltes "<" von der
Suche ausschließen.
(Das Zeichen "<" ist schneller getippt als das Wort mittels "Entf" gelöscht und außerdem bleibt dabei
der Sinn des Erkennungstextes erhalten).

Die Kataloge werden nach jeder Zeile des Erkennungstextes durchsucht, d.h. alle Treffer aus den 
einzelnen Zeilen werden angezeigt (ODER-Verknüpfung der Zeilen).

Für den Textvergleich sind Klein-/Großschreibung und Umlaute nicht relevant.

Beschränken Sie die Erkennungstexte auf die minimalen charakteristischen Begriffe zur Beschreibung
eines Artikel, dann finden Sie in der Regel automatisch die entsprechenden Artikel in den markierten
Katalogen.

Schritt 1

Öffnen Sie die Alias-Tabelle und markieren Sie die in die Automatik-Suche einzubeziehenden Lieferanten über Automatiksuche ein/aus. (Es sind maximal 5 Kataloge gleichzeitig wählbar.)

Schritt 2

Klicken Sie auf Datenbank… > Automatische Erkennung aktivieren/deaktivieren.

Es erscheint die Maske [0308-12] Automatik-Suche: in dieser Maske sehen Sie die Felder, in denen das Suchprogramm die Treffer zu den einzelnen Katalogen anzeigt.

Schritt 3

In der Hauptmaske erscheint unten in Salte 5 der Abschnitt Erkennungstext. Durch Anklicken des Suchbefehls beginnt das Programm, die Artikel in den markierten Katalogen zu durchsuchen und zeigt die Treffer im entsprechenden Feld an.

Schritt 4

Durch Doppelklick auf eine Zeile im Trefferfeld wird dieser Artikel in die Liste Zugeordnete Großhändlerartikel übernommen.

Automatische Verarbeitung der Erkennungstexte

Im vorangehenden Abschnitt wurde beschrieben, wie Sie Artikelzuordnungen halbautomatisch vornehmen können. Diesen Vorgang können Sie auch für die gesamte Datenbank durchlaufen lassen.

Schritt 1: Alle Erkennungstexte automatisch erzeugen

Mit dieser Funktion werden aus allen Artikelzuordnungen die Erkennungstexte generiert. Dabei werden die unter Einstellungen hinterlegten Ausschlüsse (Worte) aus den Texten entfernt.

Die Ausschlüsse dienen dazu, unwichtige Worte aus den Erkennungstexten herauszufiltern, um damit 
allgemeingültige Beschreibungen zu erzeugen, die auch über verschiedene Kataloge funktionieren. Diese 
Erfassung kann auch iterativ erfolgen, indem Sie in einem ersten Schritt die Erkennungstexte automatisch 
erzeugen lassen und im zweiten Schritt die unwichtigen Worte als Ausschlüsse hinterlegen. Diese beiden 
Schritte können Sie nacheinander beliebig wiederholen und so die Erkennungsrate verbessern.

Schritt 2: Automatische Artikelerkennung

Hierüber werden über die gesamte Datenbank anhand der Erkennungstexte die markierten Artikelkataloge durchsucht und die Treffer zugewiesen. Dabei können Sie wählen, ob nur bei eindeutiger Erkennung (1 Treffer pro Katalog) eine Zuordnung erfolgen soll oder maximal wieviele Treffer bei mehrfacher Erkennung zugeordnet werden sollen. (Im letzteren Fall müssten Sie die Datenbank durchgehen und die fehlerhaften Zuweisungen löschen - was in der Regel aber schneller geht als manuelles Zuweisen).

Organisatorische Funktionen

Datenbank.. Lieferant umbenennen: Zu Ihrem besseren Verständnis können Sie die Lieferantenbezeichnungen ändern.

Datenbank.. Lieferant kopieren: hat ein Lieferant mehrere Niederlassungen und haben sie bei diesen Niederlassungen unterschiedliche Konditionen, dann kopieren Sie die Artikelzuweisungen dieses Lieferanten unter einem neuen (Niederlassungs-)Namen.

Weiterhin können Sie so auch die Preisentwicklung bei einem Lieferanten beobachten: lesen Sie den Katalog jährlich neu unter einem eigenen Namen ein (z.B. LIEF2013, LIEF2014, …) und kopieren die Artikelzuweisungen jeweils unter dem neuen Namen, dann sehen Sie die Preise aus den einzelnen Jahren.

Datenbank.. Preisspiegel erstellen: Es wird eine Liste mit allen Artikeln und den Preisen pro Lieferant erzeugt. Wahlweise kann dabei der Minimalpreis markiert werden. Die Markierung sollten Sie nicht wählen, wenn Sie anschließend die Tabelle für EXCEL/OpenOffice exportieren wollen.

Den Preisspiegel können Sie auch nur für einzelne Spalten erstellen, indem Sie in die jeweilige Spalte mit der rechten Maustaste klicken.

Materialbestellung

Mit dieser Funktion erzeugen Sie Materialbestellungen, indem Sie die Preise der jeweiligen Anbieter vergleichen und dann beim günstigsten bestellen.

Die Bestellpositionen werden im ersten Schritt in einer separaten Maske aufgelistet.

Haben Sie alle Bestellpositionen erfasst, dann überführen Sie diese im zweiten Schritt in die Bestellungen, welche über Bearbeiten > Bestellwesen dann weiter bearbeitet werden. Sie legen dort eine neue Bestellung an bzw. wählen eine schon angelegte (Sammel-)Bestellung aus und importieren die Bestellpositionen über die Schaltfläche I.

Sind im Warenkorb Positionen unterschiedlicher Lieferanten gespeichert, dann filtert das Programm diese lieferantenweise heraus und erzeugt so nacheinander eine Bestellung pro Lieferant.

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Preisvergleich bei LV-Kalkulation

Wie in den obigen Darstellungen gezeigt, befinden sich also in der letzten Ebene der Datenbank die gleichartigen Artikel der Lieferanten zu den ausgewählten Knoten in den Spalten 1-5. Das bedeutet, das Programm kann, wenn eine Artikelnummer eines Lieferanten vorgegeben wird, die gleichartigen Artikel der anderen Lieferanten (mit ihren Preisen) anzeigen und somit einen Preisvergleich ermöglichen.

Dieses wird nun für den LV-Preisvergleich ausgenutzt. Haben Sie ein Angebot erstellt, indem Sie dafür Artikelnummern der Lieferanten verwendet haben, welche in der Preisvergleichsdatenbank hinterlegt sind, dann wird hier eine Tabelle erstellt, die zu jeder Angebotsposition die Preise aller Lieferanten anzeigt.

(Am günstigsten erstellen Sie Angebote mit Artikelnummern, wenn Sie Daten per UGL oder IDS-Connect bekommen können.)

Dabei wird zunächst der preisgünstigste Lieferant pro Angebotsposition markiert. Ist das erfolgt, möchte das Programm diese Tabelle (als Ausgangszustand) speichern. Sie können nun nämlich die Tabelle weiter bearbeiten (mit Preisanfragen, manueller Markierung usw.) und die Bearbeitungszustände immer wieder (unter einem neuen Namen) speichern.

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Weitere Funktionen zum Preisvergleich

Über die Schaltfläche Tabelle… stehen weitere Funktionen zur Verfügung:

  • Alle Markierungen entfernen: damit können sie die Markierungen der Minimalbieter entfernen
  • Minuteneingabe aktivieren: hiermit wird die Tabellenspalte Minuten zur Bearbeitung freigegeben. Sie können hier nun Arbeitszeiten zu den einzelnen Positionen erfassen.
  • Minuteneingabe deaktivieren: die Bearbeitungsfunktion wird wieder abgeschaltet.
  • Minuten in Artikelkataloge rückschreiben: die Werte aus der Spalte Minuten werden in die Artikelkataloge zurückgeschrieben.
  • Preiseingabe aktivieren: erfassen Sie nach Auswahl der Bieterspalte dessen Preise manuell.
  • Minimum-Ermittlung: das Programm berechnet die Minimumpreise für alle Positionen neu und setzt die Markierungen entsprechend.
  • Bestellung erzeugen: s. unten
  • Preise ins Angebot zurückübertragen: s. unten.
Bestellung erzeugen

Sie haben den Preisvergleich benutzt, um die Materialbeschaffung zu einem Auftrag preismäßig zu optimieren. Aus dieser Tabelle heraus können Sie Bestellungen zum Dokument erstellen.

Dabei gibt es drei Auswahlmöglichkeiten:

  1. aus allen markierten Feldern: es werden die markierten Artikel in Bestellungen übertragen; haben Sie beispielsweise von vier Lieferanten Artikel markiert, dann werden daraus vier Bestellungen zum Angebot erzeugt.
  2. aus allen Feldern zu einem bestimmten Lieferanten: es werden alle Artikel des nachfolgend auszuwählenden Lieferanten zu einer Bestellung verarbeitet.
  3. aus den markierten Feldern zu einem bestimmten Lieferanten: es werden nur die markierten Artikel des nachfolgend auszuwählenden Lieferanten zu einer Bestellung verarbeitet.

Preise ins Angebot zurück übertragen

Sie haben den Preisvergleich benutzt, um dem Kunden ein optimales Angebot zu erstellen. Dann müssen Sie nun die Preise in das Angebot zurückschreiben.

Dabei gibt es drei Auswahlmöglichkeiten:

  1. aus allen markierten Feldern: es werden die markierten Artikel in die zugehörige Angebotsposition übertragen; haben Sie beispielsweise von vier Lieferanten Artikel markiert, dann werden daraus vier Bestellungen zum Angebot erzeugt.
  2. aus allen Feldern zu einem bestimmten Lieferanten: es werden alle Artikel des nachfolgend auszuwählenden Lieferanten in die zugehörige Angebotsposition übertragen.
  3. aus den markierten Feldern zu einem bestimmten Lieferanten: es werden nur die markierten Artikel des nachfolgend auszuwählenden Lieferanten in die zugehörige Angebotsposition übertragen.

Spaltenanzeige

Hier haben Sie die Möglichkeit, zur besseren Übersicht nur bestimmte Bieterspalten der Tabelle anzuzeigen. (Diese Einstellung ist nur temporär bis zum Schließen der Maske!)

Erneut prüfen

Haben Sie aus der Liste Nicht in der Datenbank vorhandene Angebotspositionen und -artikel Artikeldaten in die Datenbank übernommen, dann können Sie die betreffenden Zeilen von hier in die obere Tabelle übertragen lassen.

Katalog/Art.Nr. kopieren

Klicken sie auf diese Schaltfläche, gehen Sie danach in die Hauptmaske des Programms, wählen Sie dort die Zielkategorie und klicken Sie auf das grüne „plus“, dann ordnet es diesen Artikel der Kategorie zu.

zur Aufgabenliste hinzufügen

Wollen Sie die Zuordnung eines Artikel später vornehmen, dann müssen Sie sich keinen Zettel hinlegen, sondern fügen das der Aufgabenliste hinzu. Zur Abarbeitung der Aufgaben klicken Sie in der Hauptmaske auf Aufgabenliste (s. unten!).

UGL...

  • erzeugen: erstellen Sie eine UGL-Preisanfrage-Datei für einen ausgewählten Bieter und schicken ihm diese zu.
  • einlesen: haben Sie das Objektpreisangebot per UGL zurückerhalten, lesen Sie es in die entsprechende Bieterspalte ein.

Zeilenhöhe im Gitter

Mit diesem Schieber passen Sie die Höhe der Tabellenzeilen an die Texte der Positionen an.

Aufgabenliste

Erstellen Sie einen Preisvergleich zu einem Angebot, dann werden die nicht in der Datenbank enthaltenen Artikel separat aufgelistet. Diese sollen möglicherweise in die Datenbank integriert werden, aber im Moment fehlt dazu die Zeit. Damit hier keine neue „Zettelwirtschaft“ entsteht, können Sie in der Preisvergleichsmaske solche Artikel zur Aufgabenliste hinzufügen. Die so gesammelten Informationen über fehlende Artikel arbeiten Sie zu einem späteren Zeitpunkt ab.

In dieser Aufgabenliste werden auch die als fehlend bemerkten Artikel aus der Kalkulationshilfe eingetragen.

Klicken Sie auf Aufgabenliste, dann wird diese Textdatei im Windows-Editor geöffnet. Arbeiten Sie die einzelnen Einträge ab, dann müssen Sie sie aus dieser Liste löschen und die Liste abschließend (auch wenn sie komplett leer ist!) speichern.!