Direktrechnung

Einführung

Mit der Programmfunktion Direktrechnung erstellen Sie Rechnungen ohne weitere Vorgänge wie Angebote, Kleinaufträge u.ä.

Neben den Kopfdaten wie Adresse, Betreff, Zahlungsbedingungen usw. stehen für die Positionserfassung und Gestaltung folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Zugriff auf die (DATANORM-)Artikelkataloge
  • Zugriff auf die Lagerartikel mit oder ohne Abbuchung
  • Lohnpositionen
  • Textpositionen
  • Manuelle Positionen
  • Leerzeilen

Sie können die Rechnung über eine Druckvorschau beliebig oft ansehen; eine „gültige“ Rechnung mit Eintrag im Rechnungsjournal wird erst erzeugt, nachdem eine Rechnungsnummer geholt wurde.

Erstellte Rechnungen können später über einen Befehl aus dem Rechnungsjournal heraus erneut zur Bearbeitung geöffnet werden.

Die Vorgaben für die Direktrechnung werden über die Managementkonsole eingestellt.

Die folgenden Zeilen können Sie als Vorlage für die Druckformulare direkt mittels Editor in die Datei ..\TSHK32\GRUND\FORMULAR.DAT einfügen. 

"Direktrechnung Seite 1",31,57,103,90,$AdresseLang$,157,50,193,81,Beleg24.RTF,21,120,201,267,$Druckbereich$,21,112,31,116,=Menge,36,112,134,116,=Bezeichnung,161,112,174,116,=EP,175,112,185,116,=Rabatt,190,112,203,116,=Gesamt,21,117,200,118,%Linie1%
"Direktrechnung Seite 2",157,15,193,34,Beleg25.RTF,21,50,201,284,$Druckbereich$,21,42,31,46,=Menge,36,42,134,46,=Bezeichnung,161,42,174,46,=EP,175,42,185,46,=Rabatt,190,42,203,46,=GP,21,47,200,48,%Linie1%

Anwendung

Registerseite "Kopfdaten"

Die Adresse holen Sie entweder aus dem Adressenstamm oder erfassen sie direkt. Im ersteren Fall werden auch ein eingestellter Kundenrabatt und die Debitornummer übernommen. Für den Druck stehen folgende spezielle Druckvariable zusätzlich zur Verfügung:

  • %LSDatum%
  • %LSNummer%
  • %LSBesteller%
  • %LSBestellnr%
  • $Betreff$
  • $Kurzbetreff$
  • $Verkäufer$
  • $Monteur$

Die Erlösgruppe wird in das Rechnungsjournal übernommen.

Registerseite "Rechnung"

Im oberen Bildbereich sehen Sie die erfassten Positionen. Darunter befindet sich die Anzeige des Gesamtpreises der Rechnung (ohne Mehrwertsteuer). Unten befinden sich die Schaltflächen, um die verschiedenen Funktionen zur Erfassung der Rechnungspositionen aufzurufen.

Katalogartikel Hierüber gelangen Sie in die (DATANORM-)Artikelkataloge. Nach Auswahl des Artikels erscheint die Maske mit den übernommenen Daten. Hier können Sie Anpassungen vornehmen und geben die Menge ein. Rechts befindet sich eine Auflistung von Standardzeilen (diese hinterlegen Sie in der Managementkonsole). Durch Doppelklick übernehmen Sie einzelne Zeilen nach links in das Bezeichnungsfeld. Alternativ können Sie auch mehrere Zeilen markieren und dann gemeinsam übernehmen.

Lagerartikel ohne Abbuchen Holen Sie einen Artikel aus Ihrem Lagerkatalog. Die Fertigbearbeitung der Position erfolgt analog zu Katalogartikel.

Lohnposition Füllen Sie die Maske aus. Hier stehen Ihnen ebenfalls die Standardzeilen zur Verfügung. Über Anfahrt laden Sie die Daten aus dem Adressensatz des Rechnungsempfängers (s. „>Adressenstamm >Kundenspezifische Preise“ sowie die Textvorgabe unter „>Managementkonsole > Adressenstamm >Automatische Positionserzeugung Anfahrt“ !) Der Wert dieser Position wird für Privatkunden in den Lohnnachweis der Rechnung übernommen.

Artikel manuell Füllen Sie die Maske (von oben nach unten) aus und bestätigen Sie mit OK.

Lagerartikel mit Abbuchen Holen Sie einen Artikel aus Ihrem Lagerkatalog. Die Fertigbearbeitung der Position erfolgt analog zu Katalogartikel. Die Bestandsabbuchung erfolgt erst beim Druck der Rechnung, aber MIT JEDEM RECHNUNGSDRUCK !! Verwenden Sie deshalb die Druckvorschau und erst nach endgültiger Fertigstellung den Rechnungsdruck !

Textposition Für Erläuterungen o.ä. können Sie Texte in die Rechnung einfügen.

Leerzeile Zur Gestaltung der Rechnung fügen Sie nach Bedarf Leerzeilen zwischen den Positionen ein.

Entwurf speichern/laden Haben Sie öfters gleichartige Rechnungen zu schreiben, lohnt es sich, beim ersten Mal diese als Entwurf zu speichern. Werden sie später in einer weiteren Rechnung benötigt, laden Sie sich diese wieder in die Maske. Das Programm speichert nach jeder Positionserfassung die aktuelle Rechnung als Entwurf TEMP.TXT. Damit können Sie nach Programmneustart den zuletzt bearbeiteten Inhalt wieder laden.

Sie können eine Position innerhalb der Rechnung mit gedrückter linker Maustaste auf dem grauen Feld am linken Rand an eine andere Stelle verschieben.

Druckvorschau Hier können Sie sich ohne Vergabe einer Rechnungsnummer die Druckansicht der Rechnung erzeugen.

Rechnungsnummer holen Haben Sie die Rechnung fertig bearbeitet, holen Sie eine Rechnungsnummer aus dem Ausgangsrechnungsjournal. Die Schaltfläche „Druckvorschau“ ändert sich nun in Rechnung drucken. Die Positionen werden hierbei zur Rechnung gespeichert.

Nach Abschluss des Rechnungsdrucks erfolgt die Abfrage Direktrechnung abschließen?

JA : Alle Eintragungen in der Maske werden gelöscht und die Voreinstellungen für eine weitere Rechnungserfassung ausgeführt.

NEIN : Alle Erfassungen bleiben erhalten und können bearbeitet werden.

Wollen Sie die Rechnung nach Abschluss erneut bearbeiten, gehen Sie im Ausgangsrechnungsjournal über die Registerseite „Rechnungsdaten“ und die Schaltfläche Rechnung bearbeiten!

ACHTUNG ! Bei Positionen über „Lagerartikel mit Abbuchen“ erfolgt bei JEDEM Rechnungsdruck eine Abbuchung!!