Stundenabrechnung

Die Stundenabrechnung basiert in erster Linie auf den im Personalstamm und Lohnartenstamm hinterlegten Werten und Einstellungen. Vorrangiges Ziel dieses Programmes ist die Bereitstellung der baustellenrelevanten Lohnkosten, um eine sichere Begleit- und Nachkalkulation zu gewährleisten.

Sie können jedoch, wenn Sie alle Lohndaten erfassen (also auch Krankeit, Urlaub usw.) mit diesem Programm eine vollständige Bruttolohnabrechnung realisieren. In diesem Fall können Sie die Zusammenstellungszeilen am Ende der Lohnabrechnungslisten als Eingabewerte für die Nettolohnberechnung nutzen und sparen so erheblichen Erfassungsaufwand.

Sie müssen allerdings dann in der Auftrags- und Projektverwaltung Hilfskostenträger (also Auftragsnummern) anlegen, auf welche Sie die nicht baustellenbezogenen Kosten buchen können. Sie können dabei entweder alle nichtproduktiven Lohnanteile auf einen Sammelkostenträger buchen (z.B. B2014-00-ALLGEMEIN) oder für jede nichtproduktive Lohnart (also Krankheit, Urlaub usw.) einen eigenen Hilfskostenträger anlegen.

In diesem Fall empfiehlt es sich, als Auftragsnummern solche zu verwenden, die die Lohnartnummer mit enthalten (z.B. B2001-00-103 für Lohnfortzahlung), weil sich das leicht merken lässt. Außerdem hat diese Verfahrensweise den Vorteil, dass Sie über die entsprechende Auftragsnummer z.B. schnell ermitteln können, wieviel Lohnfortzahlung Sie an welchen Mitarbeiter geleistet haben. Diese Auftragsnummer liefert Ihnen auch die Berechnungsgrundlage für Ihre Unternehmensplanung (Lohnnebenkosten).

Die dem Bindestrich in beiden Fällen nachgestellten Nullen (B2001-00-ALLGEMEIN bzw. B2001-00-103) bewirken, dass diese Auftragsnummern am Anfang des jeweiligen Jahres im Auftragsjournal stehen und nicht möglicherweise am Ende. Dann könnte Ihnen nämlich die Auftrags-/Projektverwaltung bei Neuanlage nicht mehr automatisch die richtige neue Nummer vorschlagen.

Überstundenkonten

Die Software kann, wenn Sie wie oben beschrieben alle Stunden erfassen, auch die Überstundenkonten für die einzelnen Mitarbeiter führen. Dazu erfassen Sie grundsätzlich alle Stundenbuchungen als Normalstunden. Aus dieser Summe und den für das Kalenderjahr hinterlegten Sollstunden für die einzelnen Monate werden die Überstundenkonten berechnet. Dieser Mechanismus ist immer auf ein Kalenderjahr bezogen.

Das bedeutet, daß Sie am Ende eines Jahres die Überstundenkonten ausdrucken und abstimmen. Diese Werte buchen Sie dann (neu) als Saldenvortrag (in Form von Normalstunden) für jeden Mitarbeiter auf den 01.01. des Folgejahres. Sie benötigen dazu einen Hilfskostenträger (z.B. B2001-00-SALDV).

Grundlegender Ablauf der Stundenerfassung

Wenn Sie Stunden zu einem Mitarbeiter erfassen, werden diese Buchungen zunächst in einer Erfassungsdatei gespeichert. Sie können in diesem Zustand auch noch Buchungen ändern oder löschen. Erst wenn alle Buchungen richtig sind, werden Sie in die eigentliche Stundenabrechnung übernommen und sind auch erst ab diesem Zeitpunkt in der Begleit- und Nachkalkulation wirksam. Damit können Sie z.B. nach Erfassung der Wochenarbeitszettel zunächst prüfen, ob die Sollstunden stimmen und ggf. einfach Korrekturen vornehmen. Ist alles in Ordnung, übernehmen Sie die Buchungen.

Danach können Sie Fehler nur noch durch entsprechende Storno- Buchungen korrigieren. Wenn Sie das Programm starten (Hauptmenü → Bearbeiten → Stundenabrechnung), sehen Sie links die Liste der Monteure und rechts daneben die einzelnen Daten zum links markierten Mitarbeiter. Sollen diese Werte alle angezeigt werden, aktivieren Sie das Markierungskästchen Personaldaten anzeigen. Aus Datenschutzgründen sind diese Angaben hier zu- bzw. abschaltbar. Analog dazu können Sie auch einzelne Anzeigen durch das entsprechende Markierungskästchen aktivieren bzw. deaktivieren.

Auf der rechten Seite (im Feld Sollstunden) erfassen Sie die monatlichen Soll- Arbeitsstunden für das jeweilige Jahr. Anhand dieser Werte werden in der Stundenauswertung die Differenzen zur gebuchten Stundenanzahl ermittelt. Haben Sie Werte eingetragen bzw. geändert, klicken Sie abschließend auf Sollstunden speichern. Bevor die Stundenerfassung beschrieben wird, hier noch die Erläuterungen zu den restlichen Schaltflächen dieser Maske:

Stundenauswertungen Hierüber starten Sie die Auswertung aus den Stundenbuchungen, die bereits übernommen sind. Bei wochenweiser Erfassung und Übernahme erhalten Sie hier am Monatsende dann die Bruttolohnlisten, Überstundenkonten und andere Auswertungen. (Die Funktionen dieses Programms sind im Handbuch gesondert beschrieben.)

Alle drucken Sie können den Erfassungsdatenbestand für alle eingegebenen Stundenbuchungen aller Mitarbeiter hier drucken. Dieselbe Liste für einen einzelnen Mitarbeiter können Sie aus der unten beschriebenen Erfassungsmaske heraus drucken.

Alle übernehmen Sie können den Erfassungsdatenbestand für alle eingegebenen Stundenbuchungen aller Mitarbeiter als „gültig“ verbuchen. Dieselbe Funktion für einen einzelnen Mitarbeiter können Sie auch aus der unten beschriebenen Erfassungsmaske heraus starten. Nach Übernahme können Sie Fehlbuchungen nur noch durch entsprechende Storno-Buchungen korrigieren !

Arbeitszeiten erfassen Hauptmaske

Anzeige der Personaldaten
Ermitteln Sollstunden für Überstundenrechnung
"Alle übernehmen"

Stundenerfassung

Ablauf einer Buchung
Verwendung des Bautagebuches
Buchungen übernehmen
Buchungsimport DIGI- Zeiterfassung

Die Daten werden als CSV-Datei bereitgestellt. Diese haben folgenden Aufbau:

Auftrag;Datum;Mitarbeiter;Minuten;von;bis;Tätigkeit

Dabei sind

  • Auftrag.. die Projektnummer
  • Mitarbeiter.. die Personalnummer
  • Tätigkeit.. die Lohnartnummer